Personen, die schon mindestens ein mal zu Besuch waren oder vorregistriert sind, können sich in den Datenbeständen wiederfinden.
Vorteil Besucher: Für den Besuch ergibt sich daraus Zeitersparnis bei der Selbst-Registrierung.
Vorteil Ihre Firma: Es werden doppelte Einträge von Besucher-Daten vermieden.
Die Sprachauswahl ist der erste Schritt, den Ihr Besuch sieht und in der die bevorstehende Anmeldung des Besuchs durchgeführt werden soll.
Je nach Prozess ihrer Vorregistrierung und Geräteeinsatz an Ihrem Empfang, können sich Ihre Besucher in der Regel durch die Vorregistrierung entweder mittels Barcode oder PIN anmelden, hierbei wird ihr Besuch direkt auf die Masken der Besucherregistrierung weitergeleitet.
Hat Ihr Besuch die PIN oder den Barcode nicht zur Hand, kann der Besuch die Vorregistrierung selbst auswählen. Hierzu muss der Besuch den Button Neuer Besuch wählen.
Das weitere Vorgehen, bis zur Besucherregistrierung, wird hier über den Weg der “Neuer Besucher” erklärt.
Bei vorregistrierten Besuchern muss hier Ich war schon einmal angemeldet gewählt werden.
Ihr Besuch kann nun seine Daten anhand des Namens finden. Liegt eine Vorregistrierung vor, wird hier der Button Vorregistrierter Besuch zur Auswahl angezeigt.
Die Suche kann von Ihnen konfiguriert werden, z.B. dass der Besuch seinen Namen exakt eingeben muss, um sich zu finden. Hierdurch kann z.B. verhindert werden, dass man Datensätze und Besucher einfach nur durch Suchen nach “A” durchstöbert. Näheres zur Konfiguration der Suche entnehmen Sie bitte der Seite Weitere Punkte - Lizenz
Ihr Besuch kann nun aus einer Liste den gewünschten Termin auswählen.
Wenn Sie das Zusatzmodul Besucher Portal im Einsatz haben, wird auf dieser Maske auch geprüft, ob alle notwendigen Formulare aus dem Besucher-Portal ausgefüllt vorliegen.
Besuche, zu denen die Daten aus dem Besucher Portal noch nicht unterschrieben vorliegen, werden hier deutlich hervorgehoben mit dem Zusatztext "Sie haben bisher noch nicht alle notwendigen Formulare ausgefüllt".
Dieser Besuch kann dementsprechend auch nicht durch den Besucher ausgewählt werden, bis die nötigen Dokumente unterschrieben sind.
Angabe Basisinformationen
Diese Maske ist auch der Einstiegspunkt, wenn Ihr Besuch mittels PIN / Barcode-Scan die Registrierung startet.
Die Grunddaten sind hier bereits vorbefüllt.
Die Felder mit einem Stern * sind Pflichtfelder. Nicht gefüllte Pflichtfelder werden nach einer Prüfung rot hervorgehoben.
Die Eingabefelder „Firma" und „Mitarbeiter" zeigen nach Eingabe der ersten drei Buchstaben automatisch eine Auswahl an.
Wenn der Besuch alle erforderlichen Angaben eingetragen hat, kann dieser unten rechts auf „Weiter" klicken.
COVID Formulare
Wenn Sie die COVID-19 Formulare in Ihrem Kiosk aktiviert haben, werden nun weitere Kontaktdaten abgefragt.
Für die COVID-19 Formulare müssen auch separate Fragen beantwortet werden. Hier können Sie bis zu 6 Fragen hinterlegen (die mit ja/nein beantwortet werden können) an Ihre Besucher stellen.
Die COVID-19 Formulare werden hierzu separat mit einer Unterschrift signiert.
Sicherheitsunterweisung & Belehrungen
Zum Schluss werden die individuellen Belehrungstexte sowie Sicherheitsunterweisungen angezeigt. Die hier abgebildeten Beispiele sind bereits enthaltene Vorlagen, die Sie nach Ihrem Belieben und in verschiedene Sprachen anpassen und nutzen können.
Abschluss der Registrierung.
Ihre Besucher müssen den ganzen Vorgang mit einer Unterschrift unterzeichnen, damit z.B. die vorher gezeigten Angaben gelesen und verstanden wurden.
Fertig.
Ist Ihr Kiosk konfiguriert einen Ausweis nach einer erfolgreichen Anmeldung zu drucken, wird dies nun durchgeführt.
Der Registrierungsprozess ist fertig und die Maske wechselt zurück zur Sprachauswahl, bereit für den nächsten Besucher.