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In der folgenden Dokumentation, zeigen wir Ihnen, wie Sie alle Felder vollautomatisch mit dem Import einer ausgefüllten Excel-Datei einpflegen.
Haben Sie die nötige Lizenz sowie die Funktion aktiviert, finden Sie in der Übersicht zur Multi-Besucher Suche, sowohl bei der Anmeldung als auch bei der Vorregistrierung, einen neuen Button namens “Herunterladen”.
Laden Sie sich die Excel-Tabelle zur Eingabe aller wichtigen Daten
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herunter.
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Mit einem Klick auf den Button erhalten Sie das benötigte Excel-Dokument.
Öffnen Sie die Excel-Tabelle und füllen Sie zunächst alle erforderlichen Felder in der Excel-Tabelle aus.
Rot gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder.
Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben,
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speichern Sie die Excel-Tabelle in Ihren Dateien so ab, dass Sie diese im nächsten Schritt wieder finden und eindeutig zuordnen können.
Gehen Sie nun in das Modul Intranet Ihrer Besuchersoftware ID VisitControl.
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In der Pfortenauswahl können Sie im Dropdown-Menü die gewünschte Pforte auswählen. An dieser Pforte wird der Besucher registriert. Durch Klick auf Weiter gelangen Sie ins Hauptmenü.
Hier können Sie nun Einzel- oder Gruppen- Multi Besucherregistrierung auswählen. Klicken Sie in diesem Fall auf den Button Multi Besucher.
Um die Excel-Datei in Ihre Besuchersoftware ID VisitControl zu importieren, klicken Sie auf den Button Import.
Um die Datei hochzuladen, klicke Sie auf Datei hochladen.
Wählen Sie in Ihren Dateien die Excel-Datei für Ihre Multi-Besucher-Anmeldung aus und laden Sie in das Besuchermanagement.
Wie Sie sehen, wurden alle von Ihnen ausgefüllten Angaben direkt in ID VisitControl vollautomatisch übernommen.
Wechseln Sie erneut zu der Übersichtsmaske der Multi-Besucher und nutzen den Button “Import”.
In der Folgemaske müssen Sie noch die Excel-Datei auf Ihrem Computer auswählen.
Das Besuchermanagement legt automatisch alle Besucher an, die in der Excel-Tabelle angegeben sind, sofern die Besucher noch nicht existieren.
Hier sehen Sie, Herr
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Heck, mit dem roten Button, gibt es bisher noch nicht.
Wenn Sie nun auf den Button Weiter klicken, geht die Logik
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die einzelnen Besucher durch und fügt
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die neuen wie bei der manuellen Erfassung im System an.
 Neuer Besucher, |  Besucher im System, |  Besucher bearbeiten, |
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Besucher, die beim Import nicht klar zu einem bestehenden Besucherdatensatz zugeordnet werden konnten, werden in einem Zwischenschritt als Datensatz angelegt.
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Diese Datensätze können Sie hier vor dem Speichern prüfen und ggf. Daten erweitern.
Dabei sind die Angaben, die Sie in der Excel Tabelle gemacht haben, bereits angelegt und müssen nur noch bestätigt werden.
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Über den Button Firma editieren können Sie die Daten des Unternehmens überprüfen und bei Bedarf vervollständigen.
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Über den Button Weiter sehen Sie noch einen Überblick für welchen Mitarbeiter die
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Besucher eintreffen werden.
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Über den Button Weiter schließen Sie den Vorgang ab.
Sie haben nun die Möglichkeit über den Button Fertig zum Hauptmenü zu gelangen oder direkt einen Vorgang erneut starten.
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Anschließend wird erneut mit Weiter der Vorgang abgeschlossen.
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Zu diesem Thema haben wir auch ein Video zur Verdeutlichung erstellt.
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