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Wurde der Besuch mittels Vorregistrierung angelegt, erhält der Besucher eine E-Mail mit allen relevanten Daten zu dem Besuch, sowie einen Link und eine PIN für seine Besucher-Formulare.

Dieses E-Mail Template kann jederzeit in der Administration an die eigenen Strukturen angepasst werden.

Der Besucher hat die Möglichkeit sich nun, mittels beigefügtem Link in der E-Mail, in das Besucher-Portal anzumelden.

Durch Öffnen des Links aus der E-Mail wird man zunächst zur Auswahl der gewünschten Sprache gebeten.

Nach diesem Schritt beginnt die Sichtung und Bearbeitung der Formulare.

Der Einstiegspunkt im Besucher Portal ohne dem Link ist direkt die Auswahl der Sprache

. Das Besucher Portal muss in diesem Sinne durch den Mitarbeiter an den Besucher übermittelt werden, alternativ könnte der Besucher die Formulare auch an einem Terminal am Empfang ausfüllen.

Wurde das Besucher Portal nicht durch den Link aus der E-Mail geöffnet, muss der Besucher sich spätestens an dieser Stelle mit der beigefügten PIN sowie dem Nachnamen des Besuchers zur Authentifizierung angeben.

Diese alternative Anmeldung wird übersprungen bei der Nutzung vom Portallink aus der E-Mail.

Wurden die Formulare schon vollständig mittels Unterschrift abgeschlossen, ist es nicht möglich, die Formulare erneut zu öffnen aus Sicht des Besuchers. Dies dient zur Sicherheit, damit Besucher an Terminals nicht mittels PIN und Namen ständig ausprobieren & raten können.

Das erste Formular gibt eine Übersicht und eine erste Kontrolle für den Besucher mit den aktuellen Daten zum Besuch, wie z.B. Ort, Datum, Zeitpunkt oder auch kompakte Informationen zum Mitarbeiter der besucht wird.

Die Ansicht für die Besucher-Daten bildet primär alle eingetragenen Daten aus der Vorregistrierung ab.

Wurden die Besucher-Daten gesichtet und mit 'Weiter' bestätigt, folgen nun alle individuell erstellten Formulare. Diese Formulare können Sie in der Administration erstellen und anpassen. Dabei können Sie komplexe Formulare erstellen.

Neben normalen Überschrift, Text-, Foto- sowie Video-Elementen, stehen Ihnen auch Text-Eingabefelder, Checkboxen, Radiobuttons und weitere Elemente zur Verfügung. Diese Elemente können Sie auch als Pflichtfelder definieren oder mit anderen Elementen Verknüpfen (Abhängigkeit zu anderen Feldern/Optionen herstellen).

Wurden alle Formulare durchlaufen und ggf. ausgefüllt, muss der Besuch die Formulare mittels Unterschrift signieren. Hierbei wird in einer Übersicht noch einmal aufgelistet welche Zusatzformulare für diesen Besuch durchlaufen wurden.

Der Prozess wird mit einer abschließenden Seite geschlossen. Wenn es konfiguriert wurde, kann ab dieser Stelle auch eine automatische E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter gesendet werden, ebenso gibt es eine E-Mailvorlage welche dem Besuch zugeschickt wird.