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Funktionsumfang

Das Open Source ERP System Odoo bildet zwar die meisten Unternehmensprozesse ab, aber als Groupware wird in den meisten Unternehmen Microsoft Exchange mit Outlook als Standard unter Microsoft 365 eingesetzt.

Einschränkung

Diese Lösung läuft ausschließlich mit Microsoft 365 und dem dort integrierten Exchange/Outlook. 

Schnittstelle

In der aktuellen Version V1.0 der Schnittstelle kann auf Benutzer, Outlook-Mail, Outlook-Kalender, Private Kontakte, Gruppen & Directory zugegriffen werden.
Wir beschränken uns in der ersten Version der Schnittstelle aber nur auf Outlook-Mail, Outlook-Kalender, Privater Kontakte.

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Wir gehen dabei vom häufigsten Einsatzszenario aus. Der Exchange Server ist das "führende System" für E-Mails & Termine.
Odoo hingegen hat erfahrungsgemäß als ERP mit CRM-, Einkaufs- und Vertriebsmodulen die bessere Qualität im Bereich der Adressen, da dort alle Interessenten, Kunden und Lieferanten gepflegt sind. 
Folglich ist Odoo im Adressbereich das "führende System". 

Alte nicht versendete E-Mails in der Warteschleife?

Bitte überprüfen Sie, ob nicht versendete Mails in der Warteschleife hängen, sonst kann es passieren, dass nach der Einrichtung diese alle auf einmal versendet werden!

../web#action=110&model=mail.mail&view_type=list&cids=1&menu_id=4Synchronisationsweg: Exchange →

Änderungen in Odoo behalten

Zu Beginn kann es auch sinnvoll sein, Benachrichtigungen erst einmal nur innerhalb von Odoo zu behalten.

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update res_users set notification_type = 'inbox';

E-Mails

Synchronisationsweg: Exchange/Outlook → Odoo

Da mit Outlook eines der besten E-Mailprogramme für Windows, macOS, Browser und auch für iOS und Android verfügbar ist, werden die E-Mail natürlich damit gelesen, geschrieben und verwaltet.
Natürlich können E-Mails auch aus Odoo verschickt werden. Mittels der Schnittstelle im Office 365-Server kann man sich diese E-Mails auch in seinem Outlook-Account wieder zu ordnen. 
Aber die meisten E-Mails liegen im Outlook-Postfach.
Eine Zuordnung auf Kunden, Lieferanten oder sogar Aufträge bzw. dem Zugriff auf die E-Mails für alle ERP Anwender ist nicht machbar.

Sicher gehören aber nicht alle E-Mails aus Outlook ins Odoo ERP System, sondern nur die Verkaufs-, Einkaufs- oder Projektrelevanten E-Mails.  

Deshalb kann der Anwender in der Schnittstelle je einen Ordner für eingehende und ausgehende E-Mail definieren.
Über eine Regel in Exchange/Office 365 Outlook kann er bestimmen, welche E-Mails in diesen Ordnern landen.
Natürlich kann der Anwender die E-Mails auch von Hand in diese Ordner kopieren.

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Synchronisationsweg: Odoo → Exchange/Office Outlook 365

Ziel ist es, dass jeder Anwender in seinem Outlook Adressbuch eine gute Datenqualität hat und nur die Adressen synchronisiert bekommt, die er für seine tägliche Arbeit tatsächlich benötigt!

Der Anwender kann bei jedem Adressdatensatz (Interessent, Kunden, Lieferant, Ansprechpartner oder Mitarbeiter), auf den er Zugriffsrechte hat, ein Kennzeichen für den Office 365 Transfer setzen.
Ähnlich wie Dies geschieht über die Standard "Follow-Funktion" von Odoo kann der Anwender Adressen "abonnieren". Vertriebsmitarbeiter können ferner automatisiert alle ihre Kunden abonnieren lassen.
Nach erfolgreichem Transfer wird "Unique-ID" aus Office 365 für jeden Adressdatensatz und Mitarbeiter im Odoo System hinterlegt.
Darüber wird bei Änderungen auf Odoo Seite der Adressdatensatz identifiziert.

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 Beendet der Anwender das Abonnement der Adresse wird sie nicht automatisch gelöscht. 
Dies kann der Anwender optional in der Konfiguration einstellen.

! Hinweis für ExchangeServer !

Nur Kontakte, die eine E-Mail haben, können in ExchangeServer importiert werden.

Konfiguration

App eq_office365 unter Apps installieren:

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Jeder Anwender hat unter seinen persönlichen Einstellungen die Möglichkeit folgende Daten für den Connector zu hinterlegen:

• Exchange/Office Microsoft 365 Benutzername
• Exchange/Office Microsoft 365 Benutzer-Passwort
• Intervall Häufigkeit (Diese kann aber vom Administrator vordefiniert werden, um Serverlast zu vermeiden)
• Eingrenzung der Terminübertragung bei vergangenen Terminen
• Option "E-Mails im Transferordner löschen nach Übertragung "
• Option "Adressen löschen in Exchange/Office 365 nach Abonnentende"
• Option "Anreden synchronisieren"

OFFICE Modus

Ihr Administrator legt für alle Benutzer den Connector Modus - in diesem Fall Office 365 fest: 
Image RemovedDie weitere Einrichtung muss jeder Benutzer selbst vornehmen. 

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Gehen Sie auf die Seite https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_RegisteredApps/ApplicationsListBlade und melden Sie sich mit Ihrem Office Account an: 
Follow these steps to enable access to your application to Office 365 API Version 2.0: Go to https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_RegisteredApps/ApplicationsListBlade and login to your office account

Fügen Sie eine neue App-Registrierung hinzu.Go Add an app. 

Vergeben Sie einen Namen für Ihre Applikation. (z.B. Office365 Odoo) und wählen Sie den unterstützten Kontentyp.Enter your application name. 

Wählen Sie Web und geben Sie als Umleitungs URL die Url zu Odooo (ihre Domain) plus /office365/authorization ein. (z.B. https://myodooownerp.deio/office365/authorization)

Use WEB and insert the Redirect URLs value to your_odoo_url/office365/authorization (example https://myodoo.de/office365/authorization)

Applikation registrieren. Save the application

Die Anwendungs-ID in der Übersicht kopieren und ggf. irgendwo zwischenspeichern, da Sie sie später wieder benötigen. Save the application Id somewhere because you will need it later.

Generieren Sie auf  Zertifikate & Geheimnisse und erzeugen Sie einen neuen Clientschlüssel (Passwort) und speichern Sie sich dies ebenfalls irgendwo zwischen. (Das PW können Sie allerdings auch beliebig oft neu generieren.) Generate New Password. Save the password somewhere because you will need it later. 

Geben Sie dem Clientschlüssel einen beliebigen Namen und wählen Sie das längste Intervall. Give the client key any name and choose the longest interval.

Secret kopieren und in Odoo einfügen. (ACHTUNG der Key wird nur einmal angezeigt.) Copy Secret and paste it into Odoo. (ATTENTION the key is only displayed once). 

API Berechtigungen hinzufügen:

 
Gehen Sie auf Microsoft Graph und delegierte Berechtigungen. 
Folgende wählen Sie in der Liste aus. / Choose the following in the list. 

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Geben Sie unter Microsoft Graph-Berechtigungen die Delegierten Berechtigungen ein:  Add the delegated Permissions:

• Calendars.ReadWrite
• Contacts.ReadWrite
• Mail.ReadWrite
• Mail.Send
• offline_acces

Dieser Vorgang muss pro Office Konto einmal gemacht werden.You need to do this one time per every user and the application ID and the passwords are used by all the users in odoo.

Konfiguration in Odoo Benutzermenü in Einstellungen

Gehen Sie in Ihren Benutzer und setzen Sie dort im Tab Office 365 Konto die Anwendungs-ID (Client ID) / Application (client) ID und das Passwort  (Client Secret) ein. 

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Ab Odoo Version 13 benötigen Sie ebenfalls die Verzeichnis ID (Mandant) / Directory (Tenanttenant) ID. 

Bestätigen des Zugriffs 

Der Benutzer muss seinen Account nun noch bestätigen. Dies muss immer über den Benutzer selbst (nicht über den Admin!) geschehen. Gehen Sie dazu oben rechts auf Ihren Benutzer und dort auf Einstellungen:The user needs only to allow access to his office 365 by clicking Allow Access.

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Sie müssen eine positive Bestätigung erhalten. Prüfen Sie ansonsten Ihre Einstellungen. 
You should get a positive feedback site. 

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Sobald der Zugriff gewährt wurde, ist die Checkbox Zugriff gewährt im Benutzer aktiviert. 
Sobald der Zugriff erfolgreich gewährt wurde, erscheint auch der Verbindungstest Button. 

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Ist der Zugriff nicht gewährt, erscheint weiter der Zugriff gewähren Button. 

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update res_users set eq_access_allowed=false, eq_refresh_token=NULL,
eq_client_id=NULL, eq_client_secret=NULL, eq_tenant_id=NULL where id=XXX;

# XXX = id des Benutzers in Odoo.

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Office Pfade:
Werden automatisch auf der Benutzermaske unter API URLs eingetragen: 

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a) Admin hinterlegt Zugangsdaten für alle Benutzer: 

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Verbindungstest erfolgreich: 

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b) Benutzer hinterlegt Zugangsdaten selbst in seinem Benutzer: 

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Im Exchange Modus müssen die API URLs manuell im Benutzermenü hinterlegt werden.  

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Exchange-Pfade: (kennt ihr Administrator)

Kontakte 

http://[SERVERNAME]/exchangeRestApi/api/contacts

Termine

http://[SERVERNAME]/exchangeRestApi/api/events

Emails

http://[SERVERNAME]/exchangeRestApi/api/ChildFolders

Die Transferordner im Office 365 / Exchange Konto anlegen

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Im Office Modus werden die Ordnerstrukturen hierarchisch mit Untergliederungen nach Unterordnern angezeigt (nicht für Exchange!). 

Mailversand mit Office / Exchange 

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Gehen Sie dazu in den Einstellungen unter Benutzer in den jeweiligen Nutzer und aktivieren Sie unter Protokollierung den Log. Es gibt sowohl  ein Logging für die manuellen als auch die autmatischen Prozesse (Cronjobs). 

Einsehen können Sie das Logging dann im Entwicklermodus unter Einstellungen > Technisch > Datenbankstruktur > Protokollierung.

Modulvideo

Die ausführliche Beschreibung des Moduls finden Sie auch noch einmal in unserem Youtubevideo:

Voraussetzungen

• Basiert auf Odoo 10
• Empfohlener Fork 
• Abhängigkeiten: crm, purchase, sale optional equitania
• Für die Verbindung zu einem Exchange Server (getestet v2010, v2013, v2016) wird unser Gateway benötigt https://odoo2exchange.azurewebsites.net/Help

Release Note

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