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Funktionsumfang

Das Open Source ERP System Odoo bildet zwar die meisten Unternehmensprozesse ab, aber als Groupware wird in den meisten Unternehmen Microsoft Exchange mit Outlook als Standard eingesetzt.
Diesen Funktionsumfang mit Odoo abzubilden ist so gut wie unmöglich und macht insbesondere bei den Mietmodellen von Office 365 keinen wirtschaftlichen Sinn.
Dabei müssen wir aber berücksichtigen, dass viele Kunden den Exchange Server nicht in der Cloud betreiben wollen, sei es wegen Sicherheitsbedenken oder weil die Lizenzen bereits gekauft sind.

Deshalb unterstützt unsere Lösung beide Szenarien: Microsoft Exchange wird ab der Version 2010 noch unterstützt aber nicht mehr supportet werden.

Der größte Unterschied zur V8 ist nun, dass man ausgewählte Mails importieren oder importieren & löschen kann. Diese werden im Voraus definiert. Die Masken wurden verbessert. 

Schnittstelle

Als Schnittstelle haben wir uns für eine Kommunikation basierend auf REST entschieden. 

Im Bereich Office 365 bietet Microsoft die neue Microsoft Graph Schnittstelle, die auf einer REST-API basiert. Diese bietet den großen Vorteil, dass man sich zentral anmeldet und auf die verschiedenen Objekte des Office 365 zu greifen kann.

Für den Exchange Server bilden wir mittels einem in C# geschriebenen Mapper eine REST-API mit dem selben Funktionsumfang, den wir auch in der Web 1.0 Schnittstelle nutzen wollen.
Dadurch muss auf Odoo Seite nur eine Schnittstellenart bedient werden. Der REST-API Mapper auf EWS benötigt für den Betrieb lediglich einen Microsoft IIS oder kann auch unter Azure betrieben werden.
Einen ähnlichen Mapper haben wir bereits erfolgreich für Odoo umgesetzt https://odoorestapi.azurewebsites.net/Help unter Microsoft 365 eingesetzt.

Schnittstelle

In der aktuellen Version V1.0 der Schnittstelle kann auf Benutzer, Ondrive, Outlook-Mail, Outlook-Kalender, Private Kontakte, Gruppen & Directory zugegriffen werden.
Wir beschränken uns in der ersten Version der Schnittstelle aber nur auf Outlook-Mail, Outlook-Kalender, Privater Kontakte.

Der "MyOdoo Exchange & Office 365 ConnectorOdoo Office Connector für Microsoft 365" ist ein Odoo-Modul.
Es bietet jedem Benutzer die Möglichkeit mittels REST-API Schnittstellen die Daten manuell oder als zeitgesteuerten Hintergrund-Job mit Exchange/ Office unter Microsoft 365 auszutauschen.
Für den manuellen Abgleich findet sich in Odoo unter Nachrichten entsprechende Aufruf-Buttons. 

Was wird synchronisiert?

Wir gehen dabei vom häufigsten Einsatzszenario aus. Der Exchange Server ist das "führende System" für E-Mails & Termine.
Odoo hingegen hat erfahrungsgemäß als ERP mit CRM-, Einkaufs- und Vertriebsmodulen die bessere Qualität im Bereich der Adressen, da dort alle Interessenten, Kunden und Lieferanten gepflegt sind. 
Folglich ist Odoo im Adressbereich das "führende System". 

E-Mails

Synchronisationsweg: Exchange/Office 365 → Exchange → Odoo

Da mit Outlook eines der besten E-Mailprogramme für Windows, OSXmacOS, Browser und neuerdings auch für iOS und Android verfügbar ist, werden die E-Mail natürlich damit gelesen, geschrieben und verwaltet.
Natürlich können E-Mails auch aus Odoo verschickt werden. Mittels einer SMTP-Regel im Exchange/der Schnittstelle im Office 365-Server kann man sich diese E-Mails auch in seinem Outlook-Account wieder zu ordnen. 
Aber die meisten E-Mails liegen im Outlook-Postfach.
Eine Zuordnung auf Kunden, Lieferanten oder sogar Aufträge bzw. dem Zugriff auf die E-Mails für alle ERP Anwender ist nicht machbar.

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(Screenshot 1: Transferordner) 

Termine

Synchronisationsweg: Exchange/Office 365 → Odoo

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Nach erfolgreichem Transfer wird die "Unique-ID" aus Exchange/Office 365 für jeden Termin und Mitarbeiter im Odoo System hinterlegt.
Liegt ein Termin vor, in den mehrere Anwender involviert sind, fasst der Connector diesen Termin auch zum Gruppentermin innerhalb von Odoo zusammen.

Kontakte

Synchronisationsweg: Odoo → Exchange/Office 365

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Nur Kontakte, die eine E-Mail haben, können in ExchangeServer importiert werden.

Konfiguration

App eq_office365 unter Apps installieren:

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• Exchange/Office 365 Benutzername
• Exchange/Office 365 Benutzer-Passwort
• Intervall Häufigkeit (Diese kann aber vom Administrator vordefiniert werden, um Serverlast zu vermeiden)
• Eingrenzung der Terminübertragung bei vergangenen Terminen
• Option "E-Mails im Transferordner löschen nach Übertragung "
• Option "Adressen löschen in Exchange/Office 365 nach Abonnentende"
• Option "Anreden synchronisieren"

OFFICE Modus

Ihr Administrator legt für alle Benutzer den Connector Modus - in diesem Fall Office 365 fest: 

Die weitere Einrichtung muss jeder Benutzer selbst vornehmen. 

Erzeugen der Client ID & Secret

Gehen Sie auf die Seite https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_RegisteredApps/ApplicationsListBlade und melden Sie sich mit Ihrem Office Account an: 
Follow these steps to enable access to your application to Office 365 API Version 2.0: Go to https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_RegisteredApps/ApplicationsListBlade and login to your office account

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Dieser Vorgang muss pro Office Konto einmal gemacht werden. You need to do this one time per every user and the application ID and the passwords are used by all the users in odoo.

Konfiguration in Odoo Benutzermenü in Einstellungen

Gehen Sie in Ihren Benutzer und setzen Sie dort im Tab Office 365 Konto die Anwendungs-ID (Client ID) und das Passwort  (Client Secret) ein. 

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Ab Odoo Version 13 benötigen Sie ebenfalls die Verzeichnis ID (Tenant). 

Bestätigen des Zugriffs 

Der Benutzer muss seinen Account nun noch bestätigen. Dies muss immer über den Benutzer selbst (nicht über den Admin!) geschehen. Gehen Sie dazu oben rechts auf Ihren Benutzer und dort auf Einstellungen:
The user needs only to allow access to his office 365 by clicking Allow Access.

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update res_users set eq_access_allowed=false where id=XXX;

# XXX = id des Benutzers in Odoo.

Einrichtung durch den Benutzer:

Gehen Sie unter Ihrem Nutzer auf Einstellungen:

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Office Pfade:
Werden automatisch auf der Benutzermaske unter API URLs eingetragen: 

EXCHANGE  Modus

a) Admin hinterlegt Zugangsdaten für alle Benutzer: 

Für den Exchange Modus auf Exchange umstellen: 

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Verbindungstest erfolgreich: 

b) Benutzer hinterlegt Zugangsdaten selbst in seinem Benutzer: 

Im Exchange Modus müssen die API URLs manuell im Benutzermenü hinterlegt werden.  

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http://[SERVERNAME]/exchangeRestApi/api/ChildFolders

Die Transferordner im Office 365 / Exchange Konto anlegen

Um das Modul korrekt zu nutzen, müssen Sie zuerst zwei Unterordner für den Posteingangs- / Ausgangsordner anlegen.
Eingehender Mailordner und ausgehender Mailordner (diese Ordner haben Sie zuvor angelegt; siehe oben → Screenshot 1: Transferordner) 

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Im Office Modus werden die Ordnerstrukturen hierarchisch mit Untergliederungen nach Unterordnern angezeigt (nicht für Exchange!) 

Mailversand mit Office / Exchange 

Gehen Sie in den Einstellungen unter Allgemeine Einstellungen > Office 365 Einstellungen. Wählen Sie dort anstatt Standard Odoo die Rest API O365 / Exchange aus.

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Aktivieren Sie ein Benutzerkonto für die System Standardmails aus allen hinterlegten Office- / Exchange-Accounts aus. Die Mails werden im Ordner
"Gesendet" Ihres Office 365 Accounts hinterlegt (diese Funktionalität gilt nicht für Exchange!) Es kann generell pro System nur Odoo Standard oder Office / Exchange verwendet werden, nicht beides.

Einstellungen für Kontakte

Weitere Einstellungsmöglichkeiten für Kontakte in Ihrem Benutzer: 

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Filter für importierte Kontakte: 
Die Funktionalität wurde um zwei Filter erweitert, die einem die Kontakte mit dem Flag "Import in O365" oder "Nicht in O365 importiert" anzeigt.

Einstellung für Events / Termine

Wichtig ist es für die Synchronisation der Termine ein Startdatum in den Einstellungen der Benutzer anzugeben, ab welchem Datum importiert werden soll (damit nur benötigte Daten in den Kalender von Odoo importiert werden & Datenmüll zu vermeiden). Sonst wird nichts synchronisiert. Dieses Datum muss jedoch in der Vergangenheit liegen. 

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Die Cronjobs / geplante Aktionen  

Das Modul bringt einige geplante Aktionen, sogenannte Cronjobs mit sich. Diese finden Sie in den Einstellungen unter Technisch > Geplante Aktionen. 

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Diese sind standardmäßig deaktiviert, sobald das Modul installiert wird. Sobald das Modul eingerichtet ist, müssen Sie vom Administrator noch aktiviert werden. 

Zuständigkeiten der einzelnen Jobs: 

Office 365 neue Kontakte imortieren - synchronisiert neue Kontakte

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Office 365 Sync  Eingeh. Mailordner  - synchronisiert die eingehenden E-Mails

Das Logging / Protokollierung

Gehen Sie dazu in den Einstellungen unter Benutzer in den jeweiligen Nutzer und aktivieren Sie unter Protokollierung den Log. Es gibt sowohl  ein Logging für die manuellen als auch die autmatischen Prozesse (Cronjobs). 

Einsehen können Sie das Logging dann im Entwicklermodus unter Einstellungen > Technisch > Datenbankstruktur > Protokollierung.

Modulvideo

Die ausführliche Beschreibung des Moduls finden Sie auch noch einmal in unserem Youtubevideo:

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Voraussetzungen

• Basiert auf Odoo 10
• Empfohlener Fork 
• Abhängigkeiten: crm, purchase, sale optional equitania
• Für die Verbindung zu einem Exchange Server (getestet v2010, v2013, v2016) wird unser Gateway benötigt https://odoo2exchange.azurewebsites.net/Help

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Release Note

• Änderungen vom 29.01.2019

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