MyOdoo Vertragswesen für IT-Dienstleister (eq_contract_hosting)

Technischer Name: eq_contract_hosting

Links:
Equitania Fork: https://gitlab.ownerp.io/v10-myodoo/v10-trading/tree/develop/eq_contract_hosting

Beschreibung: 

1. Überblick: In diesem Menü können Sie alle Verträge einsehen sowie neue Verträge anlegen.
2. Vertragsvorlage: Hier können Vertragsvorlagen definiert werden. 
3. Positionen: Ist eine Listenansicht in der alle Vertragspositionen angezeigt werden.
4. Einstellungen: Unter Einstellungen haben Sie folgende Konfigurationsmöglichkeiten:
   1. Produktkategorie: Wählen Sie entsprechende Produktkategorien aus, welche im Vertragswesen lediglich zur Verfügung stehen sollen.
   2. Standard Kostenteilungsprodukt: Hier können Sie ein Standardkostenteilungsprodukt (für Unterverträge) definieren.

• Benutzer: Dürfen Verträge anlegen und bearbeiten. Bei dieser Berechtigung wird die Leiste in der nachfolgenden Abbildung ausgeblendet. 
• Manager: Hat erweiterte Rechte, wodurch er Verträge bestätigen darf. Bestätigte Verträge können nur von Managern bearbeitet werden. Nachdem der Manager den Vertrag AKZEPTIERT hat, geht er vom Status Angebot in Laufend über.

Funktionsweise:

Funktionalität 1: Anlage eines neuen Vertrags

Im  ersten Schritt wird ein neuer Vertrag angelegt. Dies erfolgt über Verkauf / Verträge / Überblick / Anlegen. Im Reiter Allgemein werden dabei folgende Daten gepflegt:

• Kunde: Pflegen Sie hier den entsprechenden Kunden.
• Preisliste: Hier können Sie eine Preisliste zuordnen, falls dies gewünscht ist.
• Referenz: Das Feld beeinflusst den Prozess nicht, dennoch können Sie frei eine Referenz eintragen.
• Zahlweise: Definieren Sie hier Ihre gewünschte Zahlungsmethode für die Abrechnung. Dabei handelt es sich um die Konfiguration für SEPA-Mandate.
• Verkäufer: Es muss ein Verkäufer definiert werden, welche für den Vertrag zuständig ist.
• Anfangsdatum: Das Anfangsdatum definiert, ab wann der Vertrag gültig ist. Dies kann allerdings je nach Abrechnungsart abweichend sein. 
• Abrechnungsstart: Definiert, ab wann begonnen wird, die Vertragskonditionen in Rechnung zu stellen. Ab diesem Zeitpunkt ist der Vertrag final gültig!
• Startdatum vollen Monat: Sagt aus, wann der Vertrag auch wirklich laufen soll. Beispiel: Vertrag wird am 15.1. geschlossen. Durch die Aktivierung dieser Option, ist das Startdatum der 1.2., da der Vertrag auf einen vollen Monat abgeschlossen wird.
• Vertragslaufzeit: Durch dieses Feld wird das Enddatum (Laufzeit) des Vertrags vom Startdatum ausgehend berechnet. Diese Daten werden auf die Positionsebene übernommen und sind wichtig für die Werte die später berechnet werden (Wie viel und in welchen Intervallen ist abzurechnen).
• Abrechnung / Vertragsverlängerungen / Support / zulassen: Die Aktivierung dieser Optionen erstellen Filterkriterien für die Listenansicht. 
  
  • Abrechnung zulassen: Erst durch setzen dieser Checkbox kann abgerechnet werden!
• Externe Nummer: Dient als Zusatzfeld ähnlich zur Referenz.
• Dokumentenvorlage: Analog zur Dokumentenvorlage im Verkauf. Die gepflegten Daten in der Vorlage (Kopftext, Fußtext, Positionen) werden automatisch bei der Anlage eines neuen Vertrags übernommen.
• Kontaktpersonen (Optimal):
  • Vertrag: Kontaktperson für Vertragsangelegenheiten.
  • Rechnungsstellung:  Kontaktperson bezüglich der Rechnungsstellung.
• Angebotsdatum: Erscheint auf dem Vertragsangebot.
• Vertragsdatum: Sobald der Vertrag laufend ist wird dieses Feld mit dem dazugehörigen Datum gepflegt.

Reiter Zusätzliche Einstellungen:

• Rechnungsschrift & Lieferadresse: Tragen Sie hier die entsprechenden Kundendaten ein.
• Kündigungsdatum / Verlängerungsdatum / Datum der letzten Änderung: Diese Daten werden automatisch auf Basis der Vertragsdaten gesetzt.
• Bank-Informationen: Wenn Sie beispielsweise ein Lastschriftmandat nutzen, verfügen Sie hier über zusätzliche Auswahlmöglichkeiten.
• Hauptvertrag: Hier ist der Hauptvertrag hinterlegt. Die folgenden Felder sind für beispielsweise folgende Konfiguration einsetzbar: Wenn Sie einen Vertrag aufbauen, der aus mehreren Unternehmen besteht (Beispiel Mutter- und Tochterunternehmen), können Sie einen gemeinsamen Vertrag anlegen und die Kosten entsprechend aufteilen.
• Kostenteilung: Aktivieren Sie für das oben genannte Szenario das Feld Kostenteilung.
• Kostenbeteiligung: In diesem Feld ist der gesamte Betrag zu pflegen (Beispiel: 10.000 Euro)
• Kostenteilungstyp: Hier legen Sie fest, ob der die Kosten in einem Festbetrag oder prozentual geteilt werden sollen.
• Kostenbeteiligung (Produkt): Hier können Sie beispielsweise bei einer prozentualen Aufteilung die Kosten pro Produkt auf der Rechnung darstellen.
• Inaktive Positionen verbergen: Positionen können inaktiv geschaltet und dadurch im Vertrag ausgeblendet werden.
• Abrechnung:
  • Datum der letzten Rechnung
  • Intervall-Start : Kann editiert werden aber wird automatisch errechnet
  • Invervall-Ende: Kann editiert werden aber wird automatisch errechnet

Reiter Vertragsbedingungen:

• Vertragsvorlage: Hier kann eine entsprechende Vorlage zum Vertrag mit allen nötigen Feldern angelegt werden. Bei der Auswahl dieser Vorlage, werden die entsprechenden Daten übernommen.
• Fälligkeit: Definiert, ob der Vertrag am Anfang oder am Ende abgerechnet wird.
• Regel-Intervall: Diese Checkbox aktiviert das Feld Rechnungsintervall. Dementsprechend können verschiedene Abrechnungsintervalle wie monatlich oder quartalsabhängig definiert werden.
• Kündigungsbedingungen: Zeitintervall für den Kündigungszeitraum.
• Verlängerungsbedingung: Zeitliche Bedingung für die Vertragsverlängerung.
• SLA / Reaktionszeit / Wiederherstellungszeit / Bereitstellung (alte Lieferbedingungen): Dabei handelt es sich um reine Informationsfelder, welche entsprechend gedruckt werden können aber keine Auswirkungen auf den Prozess haben.
• Rechnungszustellung (E-Mail oder Drucken): Aktuell nur eine Filtereinstellung, welche keine Aktion auslöst.
• Zahlungsbedingungen: Diese werden in die Rechnung übernommen.
• Abrechnung des kompletten Vertrages: Kompletter Vertrag bis Ende der Laufzeit wird bei der Rechnungserstellung abgerechnet.

Positionsübersicht:

Da nun alle wichtigen Reiter zur Vertragskonfiguration beschrieben wurden, wird im nächsten Schritt die Positionsübersicht erläutert.

• Produkt & Beschreibung: Tragen Sie hier das gewünschte Produkt inkl. Produktbeschreibung ein 
• Verkauf:
  • Optional: Hier können Sie für die Position verschiedene Rabatttypen, Steuern etc. definieren.
  • Gesamtpreis 
  • Abrechnung pro: 
    • Ganz: Berechnet den kompletten Zeitraum für den Vertrag. Beispiel: Vertrag ab ist 15.1 gültig mit einer monatlichen Abrechnung. Dementsprechend wird der gesamte Januar in Rechnung gestellt. 
    • Anteilig: Lediglich der Zeitraum vom 15.1 bis 31.1 wird berechnet.
    • Nächste Abrechnung: Die erfasste Positionen wird erst auf der nächsten Rechnung (im obigen Beispiel am 01.02.) in Rechnung gestellt.
• Kosten:
  • Herstellungskosten: Diese Kosten werden aus der Produktkonfiguration selbst gezogen. 
• Mengen: Folgendes Beispiel: Es wird ein Server-Hosting angeboten, dass immer eine Speicherkapazität vom 500 GB im Preis beinhaltet. Dies ist im Feld Beigestellt zu pflegen. Wenn der Kunde nun ingesamt 1500 GB möchte, wird dies im Feld Menge gepflegt. 
  • Menge: Gesamtmenge, welche benötigt wird.
  • Beigestellt Menge: Keine Auswirkung auf dem Preis, da diese Menge im Standard inklusive ist.
  • Gesamtmenge: Berechnet aus der Menge und der beigestellten Menge.
• Datumsangaben: Sind die selben Daten wie aus dem Vertragskopf. Diese können allerdings pro Position erneut angepasst werden.
• Druckoptionen:
  • Preis-Druckoption: Sagt aus, wie die Positionen auf Reports gedruckt werden soll (Ganz, ohne Preis oder nicht andrucken).
  • Drucke beigestellte Menge: Falls für diese Positionen eine beigestellte Menge definiert ist, kann hier der Druck dieser aktiviert werden.
• Änderungen: Für die Nachberechnung einer Vertragsänderung.

Nach diesen Einstellungen ist nun der Vertrag inklusive der benötigen Positionen erstellt. In den nächsten Schritten werden die weiteren Funktionsweisen erläutert. Sie können Sie nun Vertrag über den Button AKZEPTIERT aktivieren und als Laufend definieren.

Funktionalität 2: Rechnung erstellen

Über den Button RECHNUNG ERSTELLEN können Sie wie folgt Rechnungen bezüglich des Vertrags erzeugen.

• Rechnungsdatum: Tragen Sie hier das heutige oder ein zukünftiges Rechnungsdatum ein. Dabei wird eine Rechnung im Voraus erzeugt und die Zusammensetzung des Preises im Kopftext der Rechnung dargestellt.
• Vertragsänderungen abrechnen: Wenn Sie beispielsweise Ihren Vertrag um eine Position erweitern, so wird lediglich die neue Positionsmenge in Rechnung gestellt (Beispiel: Lizenzerweiterung)
• Nachberechnung (vergangener Intervall): Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie eine Abrechnung in der Vergangenheit machen wollen. Dazu müssen die das entsprechende Anfangsdatum eingeben und der Zeitintervall wird automatisch berechnet.

Erzeugte Rechnungen können Sie über den Smart-Button Rechnungen einsehen.

In den Kopfdaten der Rechnung, sehen Sie nun den entsprechenden Abrechnungszeitraum.

Funktionalität 3: Smart-Button Historie

Über Smart-Button Historie können alle Vertragsänderungen inkl. Änderungen auf Positionsebene angezeigt werden. Dementsprechend ist immer dokumentiert, wer welche Vertragsdetails geändert hat.

Funktionalität 4: Kündigen oder Zurücksetzen eines Vertrages

Sie haben zwei Möglichkeiten einen Vertrag zu kündigen:

1. Button KÜNDIGEN: Bei dieser Funktionalität kündigen Sie den Vertrag zum nächstmöglichen Termin automatisch. Allerdings wird bis zum Kündigungstermin weiterhin abgerechnet.
2. Button VORZEITIG KÜNDIGEN: Bei dieser Funktionalität wird das Enddatum des Vertrages gekürzt und Sie können einen früheren Zeitraum für das Vertragende definieren.
3. Button ZUM ANGEBOT ZURÜCKSETZEN: Der Status des Vertrages wird zu einem Angebot zurückgesetzt. Dies ist allerdings nur möglich, wenn Sie noch keine Rechnungen erstellt haben.

Funktionalität 5: Vertrag erweitern

Über den Button ERWEITERN können Sie eine Vertragsverlängerung anstoßen.

Installation: 
Installieren Sie unter Apps die App: eq_contract_hosting