Die E-Mail-Vorlagen für das ID VisitControl sind in ihren Funktionsmöglichkeiten sehr umfangreich.
Hier helfen wir Ihnen, den Aufbau sowie die Einstellungsmöglichkeiten besser verstehen und anwenden zu könnenThe email templates for ID VisitControl are very powerful in their functional possibilities.
Here we help you to understand and use the structure as well as the setting options.
Abbildung: In der Übersicht der E-Mail-Vorlagen haben Sie, neben den üblichen Funktionen wie Bearbeiten und Duplizieren, auch die Möglichkeit Vorlagen zu Ex- & Importieren.
Die Vorlagenseite ist nach folgenden Bereichen unterteilt:
| Inhalt |
|---|
E-Mail Grundinformationen
Vorlage
Der Name der Vorlage ist nur in der Administration sichtbar und sollte gut benennen um welche Vorlage es sich handelt.
Betreff
Betreff der versendeten E-Mail.
HTML Text
Hier definieren Sie den Inhalt der E-Mail. Die Variablen, die Sie in der E-Mail verwenden können für die Daten, finden Sie in dem rechten Kasten und lassen sich per Klick in den E-Mail-Inhalt hinzufügen.
E-Mail als HTML versenden
Wenn Sie die E-Mail unformatiert in reiner Textform versenden möchten, müssen Sie diesen Haken deaktivieren. Der HTML Text darüber wird dann zu einem reinen Text-Feld umgestellt. Die Variablen aus der rechten Seite können auch in der Textform verwendet werden.
Verwaltung Empfänger
Extern (Mail an Besucher)
Dieser Haken definiert, ob die E-Mail beim Auslösen der zugehörigen Aktion an einen Besucher gesendet werden soll, welcher zu der ausgelösten Aktion gehört.
Intern (Mail an Mitarbeiter)
Ist “Intern” aktiviert, wird diese Vorlage an den zu besuchenden Mitarbeiter verschickt.
Assistenz Modus
Der Assistenzmodus kann nur aktiviert werden, wenn “Intern” aktiviert ist.
Statt an den zu besuchenden Mitarbeiter, wird die E-Mail an den Benutzer gesendet, welcher den Besuch angelegt hat.
Empfänger (Verteiler)
Sie können die E-Mails auch an einen separaten Verteiler/Mailempfänger versenden, ohne ihn an den Besucher oder Mitarbeiter senden zu müssen. Tragen Sie hierzu eine E-Mail-Adresse ein.
BCC
Senden Sie die E-Mail an einen weiteren, fest definierten Empfänger, ohne dass dieser für die Empfänger (Verteiler) sichtbar ist. Diese BCC E-Mail gilt nur für Empfänger (Verteiler).
Extra CC
In der Anmeldung und der Vorregistrierung (Empfang + Intranet) kann eine zusätzliche Checkbox “Extra CC” aktiviert werden. Soll eine weitere Person oder Gruppe innerhalb der Firma nur in Ausnahmefällen über einen Besuch informiert werden, kann der Mitarbeiter z.B. bei der Vorregistrierung die Checkbox individuell aktivieren und somit die Person oder Gruppe informieren.
Verfügbarkeit der Vorlage für einen Modulbereich
Die Verfügbarkeit der Vorlagen dient zur besseren Übersicht und Handhabe innerhalb der Administration. Durch das de-/aktivieren für Bereiche, ist die Auswahl der E-Mail-Vorlagen in den Pforten besser zu überblicken.
Beispiel der Vorlagenauswahl in der Pforte:
Office Kalender-Einstellungen
ICS (Termin)
Wenn Sie Ihrem Besuch einen Termin per ICS-Datei der E-Mail beifügen wollen.
Ort (ics Datei)
Erweitern Sie die ICS Datei mit dem gewünschten Ort für den Termin, z.B. für unterschiedliche Standorte nützlich.
E-Mail Anhänge
Kein Anhang bei internen E-Mails
Hierdurch werden die Anhänge bei E-Mails an Ihre Mitarbeiter nicht beigefügt, somit wird der Traffic und Speicherplatz gespart.
Report im Anhang
Sie können einen Report aus dem Besucherportal an den Besucher senden. Zum Beispiel den Besucherausweis samt Barcode.
Anhang 1 - 3
Weitere Möglichkeit für Anhänge wie z.B. Anfahrtsbeschreibungen und SicherheitshinweiseIllustration: In the overview of email templates, you have the option to export & import templates in addition to the usual functions such as edit and duplicate.
The template page is divided into the following sections:
| Inhalt |
|---|
Basic email information
Template
The name of the template is only visible in the administration and should clearly indicate which template it is.
Subject
Subject of the e-mail sent.
HTML Text
Here you define the content of the e-mail. The variables that you can use in the email for the data can be found in the box on the right and can be added to the email content by clicking on them.
Send e-mail as HTML
If you want to send the e-mail unformatted in plain text form, you must uncheck this box. The HTML text above it will then be changed to a plain text field. The variables from the right-hand side can also be used in text form.
Receiver settings
External (mail to visitors)
This checkbox defines if the e-mail should be sent to a visitor who is part of the pre-registration.
Internal (mail to employees)
If "Internal" is activated, the email is sent to the employee who is to be visited.
Assistance mode
The assistance mode can only be activated if "Internal" is activated. Instead of being sent to the staff member to be visited, the e-mail is sent to the user who created the visit.
Receiver (distributor)
You can also send the e-mails to a separate distribution list/mail recipient without having to send it to the visitor or staff member. This is the field for.
BCC
Send the e-mail to another, fixed recipient without this recipient being visible to the recipients (distribution list).
This BCC e-mail is only valid for recipients (distribution list).
Extra CC
An additional checkbox "Extra CC" can be activated for the registration and pre-registration (reception + intranet). If another person or group within the company is to be informed about a visit only in rare cases, the employee can activate the checkbox individually, e.g. during pre-registration, and thus inform the person or group.
Availability of the template for a module section
The availability of the templates provides a better overview and handling within the administration. By deactivating/activating for areas, the selection of e-mail templates in the gates is easier to overview.
Example of template selection in the “Gates”:
Office Calendar Settings
ICS (appointment)
If you want to attach an appointment to your visit via ICS file of the e-mail.
Location (ics file)
Expand the ICS file with the desired location for the appointment, e.g. useful for different locations.
E-mail attachments
No attachment for internal mails
This means that attachments are not included in e-mails to your employees, thus saving traffic and storage space.
Report in the appendix
You can create and send a report to the visitor via e-mail. For example, the visitor badge including barcode.
Attachment 1 - 3
Further possibility for attachments, such as “how to get there” and safety instructions.
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