Hier finden Sie die Pflege und die Verwaltung von Gegenständen, also die Steuerung der Ausgabe von Gegenständen an Besuchern, sowie die Rücknahme dieser.
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Verwendung von Gegenständen
Ausgabe von Gegenständen an Besucher
Das Empfangspersonal kann bei der direkten Anmeldung (und auch bei der Anmeldung von vorregistrierten Besuchern) einsehen, welche Gegenstände beim Beginn eines Besuches ausgehändigt werden sollen.
Hierzu finden Sie in der Anmeldemaske einen zusätzlichen Block, bei dem die jeweiligen Gegenstände bereits ausgewählt sind, oder weitere Gegenstände hinzugenommen werden können.
Tipp: Gegenstände können auch an eine Besucherkategorie geknüpft werden.
Im Anmeldeprozess mit dem UPAD, wird nach den üblichen Belehrungstexten, die Seiten für die Gegenstände angezeigt.
Nach der Anmeldung , findet man in der Ansicht der “Zur Zeit im Haus”-Liste nun auch eine Spalte für Gegenstände. Darüber wird sowohl die Auflistung der ausgehändigten Gegenstände angezeigt, sowie als auch die geleistete Unterschrift dazu.
Rücknahme & Abmeldung von Besucher
Bei einer Abmeldung des Besuchers wird geprüft, ob & welche Gegenstände dem Besuch zu Beginn ausgehändigt wurden.
Nur wenn: mindestens eines der ausgehändigten Gegenstände die Funktion “Unterschrift Rückgabe (Besucher)” aktiv hat, wird bei der Abmeldung eine Unterschrift über das UPAD vom Besucher abgefragt.
Nach der Unterschrift des Besuchers, findet das Empfangspersonal im Abmelde-Popup die Hinweise für den Gegenstand und die geleistete Unterschrift zur Prüfung, vor der Abmeldung
Wenn die 3. Funktion “Bestätigung Rückgabe (Empfang Popup)” aktiv ist, wird dieses Popup vor der Abmeldung angezeigt.
Wenn die 2. Funktion “Unterschrift Rückgabe (Besucher)” aktiv ist, wird die Abmeldung hingegen gesperrt, bis der Besuch die Unterschrift auf dem UPAD geleistet hat.
Wenn der Besuch vollständig abgemeldet ist, finden Sie in der Ansicht der “Zur Zeit im Haus” über die Suche die bereits abgeschlossenen Besuche.
Hier haben Sie die Möglichkeit, über den Button für die Gegenstände, die bereits geleisteten Unterschriften des Besuchers für den Erhalt und die Rückgabe der Gegenstände einzusehen.
Weiterhin finden Sie bei Gegenständen für die 3. Funktion, in diesem Popup unten auch mit einem blauen Haken markiert, mit welchem Benutzer des Empfangspersonals der Besucher abgemeldet wurde. Dies ist besonders für sicherheitsrelevante Gegenstände wichtig um zu wissen, wer die Gegenstände vom Besucher wieder entgegengenommen hat.
Anlegen und Bearbeiten von Gegenständen
In der Administration können Sie neue Gegenstände anlegen und verwalten. Den Menüpunkt hierzu finden Sie unter Stammdaten > Gegenstände
Unter den Gegenständen gibt es 3 unterschiedliche Schritte, die für die Verwendung von Gegenständen möglich sind:
Unterschrift eines Besuchers, für die Ausgabe eines Gegenstandes
Unterschrift eines Besuchers, für die Rückgabe eines Gegenstandes
Zusätzliche Bestätigung des Empfangspersonals, für die Rücknahme eines Gegenstandes
Sie können auch Gegenstände anlegen und an die Besucher geben, ohne eine zusätzliche Unterschrift und Informationen zu verwenden. Beispielsweise wenn Sie Dokumente wie Kantinen-Informationen oder Lageplan der Firma aushändigen möchten.
Name Gegenstand
Die obere Bezeichnung von “Name Gegenstand” ist nur in der Administration sichtbar.
Die Bezeichnung je Sprache, ist der Name des Gegenstandes, welchen das Empfangspersonal bei der Verwendung sehen wird.
Unterschrift eines Besuchers, für die Ausgabe eines Gegenstandes
Wenn der Besuch zu einem Gegenstand zusätzlich unterwiesen werden soll oder eine Unterschrift für die Ausgabe benötigt wird, müssen Sie diesen Wert aktivieren.
Die Textblöcke je Sprache, sind die Unterweisungen, welche der Besuch auf dem UPAD sieht und gegenzeichnen muss.
Beispiel für ein Beschreibungstext:
Unterschrift eines Besuchers, für die Rückgabe eines Gegenstandes
Für einige Gegenstände ist es notwendig, für die Rückgabe von Gegenständen bei der Abmeldung, zusätzlich eine Unterschrift des Besuchers abzufragen.
Hierbei muss das UPAD bei der Abmeldung des Besuches wieder genutzt werden, womit der Besuch gegenzeichnet, einen Gegenstand zurückgegeben zu haben. Somit kann sich der Besuch absichern, den Gegenstand auch wirklich ausgehändigt zu haben.
Zusätzliche Bestätigung des Empfangspersonals, für die Rücknahme eines Gegenstandes
Wenn die Gegenstände, die zurückgegeben werden, keine sehr sicherheitsrelevanten Gegenstände sind und eine zusätzliche Unterschrift nicht ausdrücklich benötigt wird, kann es ausreichen diese Funktion zu nutzen. Hierdurch erhält das Empfangspersonal beim Abmelde-Prozess des Besuchers einen zusätzlichen Popup mit der Rückfrage, ob die Gegenstände zurückgegeben wurden.
Dies ist somit auch eine Erinnerungshilfe für das Empfangspersonal, ggf. nach ausgehändigten Gegenständen zu fragen und diese nicht zu vergessen bei der Abmeldung.
Zuweisung von Gegenständen an Besucherkategorien
Sie können Gegenstände an Kategorien zuweisen.
Hierzu gehen Sie in der Administration unter Stammdaten > Kategorien
Wählen Sie eine der Kategorien aus und öffenen den Bearbeiten-Modus.
Hier finden Sie einen eigenen Block für die Gegenstände.
In dieser Liste, können Sie mehrere Gegenstände auswählen und dadurch für die Kategorie markieren.
Dies erreichen Sie, indem Sie auf der Tastatur die Steuerungstaste “STRG” gedrückt halten und die gewünschten Gegenstände anklicken.
Diese Gegenstände werden bei der nächsten Anmeldung oder Vorregistrierung, mit Auswahl der Besucherkategorie automatisch ausgewählt.
