Das Empfangspersonal kann bei der direkten Anmeldung (und auch bei der Anmeldung von vorregistrierten Besuchern) einsehen, welche Gegenstände beim Beginn eines Besuches ausgehändigt werden sollen.

Hierzu finden Sie in der Anmeldemaske einen zusätzlichen Block, bei dem die jeweiligen Gegenstände bereits ausgewählt sind, oder weitere Gegenstände hinzugenommen werden können.

Im Anmeldeprozess mit dem UPAD, wird nach den üblichen Belehrungstexten, die Seiten für die Gegenstände angezeigt.

Nach der Anmeldung, findet man in der Ansicht der “Zur Zeit im Haus” nun auch eine Spalte für Gegenstände. Darüber wird sowohl die Auflistung der ausgehändigten Gegenstände angezeigt, sowie auch die geleistete Unterschrift dazu.

In der Administration können Sie neue Gegenstände anlegen und verwalten. Den Menüpunkt hierzu finden Sie unter Stammdaten > Gegenstände

Unter den Gegenständen gibt es 3 unterschiedliche Schritte, die für die Verwendung von Gegenständen möglich sind:

1. Unterschrift eines Besuchers, für die Ausgabe eines Gegenstandes

2. Unterschrift eines Besuchers, für die Rückgabe eines Gegenstandes

3. Zusätzliche Bestätigung des Empfangspersonals, für die Rücknahme eines Gegenstandes

Sie können auch Gegenstände anlegen und an die Besucher geben, ohne eine zusätzliche Unterschrift und Informationen zu verwenden. Beispielsweise wenn Sie Dokumente wie Kantinen-Informationen oder Lageplan der Firma aushändigen möchten.

Name Gegenstand

Die obere Bezeichnung von “Name Gegenstand” ist nur in der Administration sichtbar.

Die Bezeichnung je Sprache, ist der Name des Gegenstandes, welchen das Empfangspersonal bei der Verwendung sehen wird.

Unterschrift eines Besuchers, für die Ausgabe eines Gegenstandes

Wenn der Besuch zu einem Gegenstand zusätzlich unterwiesen werden soll oder eine Unterschrift für die Ausgabe benötigt wird, müssen Sie diesen Wert aktivieren.

Die Textblöcke je Sprache, sind die Unterweisungen, welche der Besuch auf dem UPAD sieht und gegenzeichnen muss.

Beispiel für ein Beschreibungstext:

Unterschrift eines Besuchers, für die Rückgabe eines Gegenstandes

Für einige Gegenstände ist es notwendig, für die Rückgabe von Gegenständen bei der Abmeldung, zusätzlich eine Unterschrift des Besuchers abzufragen.

Hierbei muss das UPAD bei der Abmeldung des Besuches wieder genutzt werden, womit der Besuch gegenzeichnet, einen Gegenstand zurückgegeben zu haben. Somit kann sich der Besuch absichern, den Gegenstand auch wirklich ausgehändigt zu haben.

Zusätzliche Bestätigung des Empfangspersonals, für die Rücknahme eines Gegenstandes

Wenn die Gegenstände, die zurückgegeben werden, keine sehr sicherheitsrelevanten Gegenstände sind und eine zusätzliche Unterschrift nicht ausdrücklich benötigt wird, kann es ausreichen diese Funktion zu nutzen. Hierdurch erhält das Empfangspersonal beim Abmelde-Prozess des Besuchers einen zusätzlichen Popup mit der Rückfrage, ob die Gegenstände zurückgegeben wurden.

Dies ist somit auch eine Erinnerungshilfe für das Empfangspersonal, ggf. nach ausgehändigten Gegenständen zu fragen und diese nicht zu vergessen bei der Abmeldung.