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In der folgenden Dokumentation, zeigen wir Ihnen, wie Sie alle Felder vollautomatisch mit dem Import einer ausgefüllten Excel-Datei einpflegen.
Laden Sie sich die Excel-Tabelle zur Eingabe aller wichtigen Daten
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herunter.
Haben Sie die nötige Lizenz sowie die Funktion aktiviert, finden Sie in der Übersicht zur Gruppensuche, sowohl bei der Anmeldung als auch bei der Vorregistrierung, einen neuen Button namens “Herunterladen”.
Mit einem Klick auf den Button erhalten Sie das benötigte Excel-Dokument.
Öffnen Sie die Excel-Tabelle und füllen Sie zunächst alle erforderlichen Felder in der Excel-Tabelle aus.
Rot gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder.
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Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, speichern Sie die Excel-Tabelle in Ihren Dateien so ab, dass Sie diese im nächsten Schritt wieder finden und eindeutig zuordnen können.
Gehen Sie nun in das Modul Intranet Ihrer Besuchersoftware ID VisitControl.
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In der Pfortenauswahl können Sie im Dropdown-Menü die gewünschte Pforte auswählen. An dieser Pforte wird der Besucher registriert. Durch Klick auf Weiter gelangen Sie ins Hauptmenü.
Hier können Sie nun Einzel- oder Gruppen- Multi Besucherregistrierung auswählen. Klicken Sie in diesem Fall auf den Button Gruppen.
Um die Excel-Datei in Ihre Besuchersoftware ID VisitControl zu importieren, klicken Sie auf den Button Import.
Um die Datei hochzuladen, klicke Sie auf Datei hochladen.
Wählen Sie in Ihren Dateien die Excel-Datei für Ihre Gruppenanmeldung aus und laden Sie in das Besuchermanagement.
Wie Sie sehen, wurden alle von Ihnen ausgefüllten Angaben direkt in ID VisitControl vollautomatisch übernommen.
Das Besuchermanagement legt automatisch eine neue Firma an, sofern die Firma noch nicht existiert.
Über den Button Weiter schließen Sie den Vorgang ab.
Sie haben nun die Möglichkeit über den Button Fertig zum Hauptmenü zu gelangen oder direkt einen Vorgang erneut starten.
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Wechseln Sie erneut zu der Übersichtsmaske der Gruppensuche und nutzen den Button “Import”.
In der Folgemaske müssen Sie noch die Excel-Datei auf Ihrem Computer auswählen.
Wurde die Datei korrekt ins System geladen, werden Sie die Maske für den Gruppenbesuch sehen, mit der entsprechenden Anzahl hinterlegten Besucher die zu der Gruppe gehören.
Nehmen Sie ggf. weitere Änderungen vor, falls notwendig.
Über den Button “Besucher anlegen” können Sie die hinzugefügten Besucher überprüfen.
Wenn alles korrekt funktioniert, sollten hier nun Ihre Besucher in der Liste vorhanden sein.
Schließen Sie die Maske mit “Fertig”.
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Zu diesem Thema haben wir auch ein Video zur Verdeutlichung erstellt.
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