In diesem Abschnitt wird der Prozess der Urlaubsplanung am Beispiel von ID TimeControl beschrieben. Dabei wird zunächst auf die benötigten Konfigurationsschritte eingegangen.
Konfiguration
Damit Sie die Urlaubsverwaltung nutzen können, müssen Sie folgende Konfigurationen in Ihrem System durchführen.
Abwesenheitstyp anlegen
Legen Sie im ersten Schritt unter Urlaubsanträge / Konfiguration / Abwesenheitstypen einen neuen Abwesenheitstyp an, der den Jahresurlaub in Ihrem Unternehmen definiert. Dabei gibt es folgende essentielle Einstellungen:
Auswahl Abwesenheitsart & Ist unbezahlt: Hier pflegen Sie die Art der Abwesenheit (z.B.: verbleibender Urlaub, Ausgleichstage etc.).
Hier können Sie die Zeiterfassung für den Abwesenheitstyp aktivieren und einem entsprechenden Projekt zuordnen.
Doppelte Genehmigung: Diese Einstellung erzwingt zwei Schritte zur Genehmigung des Urlaubsantrags. Im ersten Schritt muss der dem Benutzer zugeordnete Manager den Antrag genehmigen und im zweiten Schritt der Manager der Personalverwaltung. Dieser wird in den Einstellungen unter Benutzer / Personal definiert.
Feiertage ausschließen: Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden Feiertage wie die Ruhetage in der Urlaubsplanung berücksichtigt. Die Pflege der jährigen Feiertage wird im nächsten Schritt erläutert.
WICHTIG: Es darf nur ein Abwesenheitstyp mit dem Wert “Verbleibender Urlaub” angelegt sein, sonst kommt es in Verbindung mit der PWA ggfs. zu einem Fehler beim Urlaub beantragen.
Feiertage pflegen
Damit Feiertage in Ihrer Urlaubsverwaltung berücksichtigt werden, müssen Sie unter Urlaubsanträge / Feiertage / Anlegen die Feiertage des entsprechenden Kalenderjahres pflegen.
HINWEIS: Für Land = Deutschland kann das Modul eq_public_holidays installiert werden. Diese trägt die gesetzl. Feiertage automatisiert ein.
Urlaubsansprüche definieren und zuweisen
Nachdem Sie eben den Abwesenheitstyp für die Urlaubsverwaltung in Ihrem Unternehmen konfiguriert haben, müssen Sie diesen nun den entsprechenden Mitarbeitern mit den verfügbaren Urlaubstagen zuweisen. Dies erfolgt über Urlaubsanträge / Vorgesetzte / Urlaubsansprüche.
Wichtig: Dort hinterlegen Sie die eben angelegten Abwesenheitstyp, Mitarbeiter und Dauer. Alternativ kann auch für der Urlaub für eine Abteilung definiert werden.
Prozess der Urlaubsplanung
Schritt: Urlaub beantragen (PWA)
Im ersten Schritt kann der jeweilige Mitarbeiter wie folgt einen Urlaub über die PWA beantragen:
Schritt: Urlaub genehmigen
Im zweiten Schritt muss der Urlaub durch den entsprechenden Abteilungsleiter oder Personalmanager genehmigt werden. Bei der Aktivierung der doppelten Genehmigung zuerst durch den Abteilungsleiter und dann den Personalmanager. Dies erfolgt über Vorgesetzte / Urlaubsanträge (Zur Genehmigung). Wählen Sie den Antrag aus und genehmigen Sie ihn über den Button Genehmigen. Anschließend ändert sich der Status (Genehmigt).
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, ein Kommentar zu hinterlassen (Beispiel bei einer Ablehnung) und der Urlaubsantrag kann zurückgezogen werden (Button: Zurücksetzen).
HINWEIS: Der Benutzer / Manager, der den Urlaub genehmigt, braucht Schreibrechte für den Kalender! (unter Einstellungen / Benutzer / Zugriffsrechte / Kalender)
Alle Informationen finden Sie unter: www.idtimecontrol.de