In der folgenden Dokumentation, zeigen wir Ihnen, wie Sie alle Felder vollautomatisch mit dem Import einer ausgefüllten Excel-Datei einpflegen.
Haben Sie die nötige Lizenz sowie die Funktion aktiviert, finden Sie in der Übersicht zur Multi-Besucher Suche, sowohl bei der Anmeldung als auch bei der Vorregistrierung, einen neuen Button namens “Herunterladen”.
Laden Sie sich die Excel-Tabelle zur Eingabe aller wichtigen Daten herunter.
Mit einem Klick auf den Button erhalten Sie das benötigte Excel-Dokument.
Öffnen Sie die Excel-Tabelle und füllen Sie zunächst alle erforderlichen Felder in der Excel-Tabelle aus.
Rot gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder.
Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, speichern Sie die Excel-Tabelle in Ihren Dateien so ab, dass Sie diese im nächsten Schritt wieder finden und eindeutig zuordnen können.
Wechseln Sie erneut zu der Übersichtsmaske der Multi-Besucher und nutzen den Button “Import”.
In der Folgemaske müssen Sie noch die Excel-Datei auf Ihrem Computer auswählen.
Das Besuchermanagement legt automatisch alle Besucher an, die in der Excel-Tabelle angegeben sind, sofern die Besucher noch nicht existieren.
Hier sehen Sie, Herr Künkeler von der Firma Kunststoff GmbH, mit dem roten Button, gibt es bisher noch nicht.
Wenn Sie nun auf den Button Weiter klicken, geht die Logik einzeln durch diese Besucher hindurch und fügt diese wie bei der manuellen Erfassung zu.
Sie gelangen also zur Detailansicht aller neuen Besucher und der dazugehörigen Firmen um diese noch einmal zu überprüfen. Dabei sind die Angaben die Sie in der Excel Tabelle gemacht haben, bereits angelegt und müssen nur noch bestätigt werden.
Über den Button Firma editieren können Sie die Daten des Unternehmens überprüfen und bei Bedarf vervollständigen.
Über den Button Weiter sehen Sie noch einen Überblick für welchen Mitarbeiter die Multi-Besucher eintreffen werden. Anschließend wird erneut mit Weiter der Vorgang abgeschlossen.
Zu diesem Thema haben wir auch ein Video zur Verdeutlichung erstellt.