Odoo Office Connector für Microsoft 365

Themenbereiche

Funktionsumfang

Das Open Source ERP System Odoo bildet zwar die meisten Unternehmensprozesse ab, aber als Groupware wird in den meisten Unternehmen Microsoft Exchange mit Outlook als Standard unter Microsoft 365 eingesetzt.

Einschränkung

Diese Lösung läuft ausschließlich mit Microsoft 365 und dem dort integrierten Exchange/Outlook.

Schnittstelle

In der aktuellen Version V1.0 der Schnittstelle kann auf Benutzer, Outlook-Mail, Outlook-Kalender, Private Kontakte, Gruppen & Directory zugegriffen werden.
Wir beschränken uns in der ersten Version der Schnittstelle aber nur auf Outlook-Mail, Outlook-Kalender, Privater Kontakte.

Der "Odoo Office Connector für Microsoft 365" ist ein Odoo-Modul.
Es bietet jedem Benutzer die Möglichkeit mittels Schnittstellen die Daten manuell oder als zeitgesteuerten Hintergrund-Job mit Office unter Microsoft 365 auszutauschen.
Für den manuellen Abgleich findet sich in Odoo unter Nachrichten entsprechende Aufruf-Buttons.

Was wird synchronisiert?

Wir gehen dabei vom häufigsten Einsatzszenario aus. Der Exchange Server ist das "führende System" für E-Mails & Termine.
Odoo hingegen hat erfahrungsgemäß als ERP mit CRM-, Einkaufs- und Vertriebsmodulen die bessere Qualität im Bereich der Adressen, da dort alle Interessenten, Kunden und Lieferanten gepflegt sind.
Folglich ist Odoo im Adressbereich das "führende System".

Alte nicht versendete E-Mails in der Warteschleife?

Bitte überprüfen Sie, ob nicht versendete Mails in der Warteschleife hängen, sonst kann es passieren, dass nach der Einrichtung diese alle auf einmal versendet werden!

../web#action=110&model=mail.mail&view_type=list&cids=1&menu_id=4

Änderungen in Odoo behalten

Zu Beginn kann es auch sinnvoll sein, Benachrichtigungen erst einmal nur innerhalb von Odoo zu behalten.

Update aller Benutzer

update res_users set notification_type = 'inbox';

E-Mails

Synchronisationsweg: Exchange/Outlook → Odoo

Da mit Outlook eines der besten E-Mailprogramme für Windows, macOS, Browser und auch für iOS und Android verfügbar ist, werden die E-Mail natürlich damit gelesen, geschrieben und verwaltet.
Natürlich können E-Mails auch aus Odoo verschickt werden. Mittels der Schnittstelle im Office 365-Server kann man sich diese E-Mails auch in seinem Outlook-Account wieder zu ordnen.

Sicher gehören aber nicht alle E-Mails aus Outlook ins Odoo ERP System, sondern nur die Verkaufs-, Einkaufs- oder Projektrelevanten E-Mails.

Deshalb kann der Anwender in der Schnittstelle je einen Ordner für eingehende und ausgehende E-Mail definieren.
Über eine Regel in Exchange/Outlook kann er bestimmen, welche E-Mails in diesen Ordnern landen.
Natürlich kann der Anwender die E-Mails auch von Hand in diese Ordner kopieren.

Von hier holt der Connector die E-Mails auf Knopfdruck oder in regelmäßigen Abständen ab und ordnet sie Aufgrund der E-Mail-Adresse dem Odoo-Kontakt zu.
Gibt es eine E-Mail-Adresse mehrfach im Odoo, muss der Anwender mittels Auswahl entscheiden, welchem Kontakt diese E-Mail zu zuordnen ist.

Oftmals bekommen mehrere Anwender die gleiche E-Mail. Hier versucht der Connector mittels Abgleich Dubletten zu vermeiden.

Optional können die E-Mails in den Transfer-Ordnern auch automatisch gelöscht werden.

Die Ordner werden direkt unter Ihrem Benutzerordner angelegt.

(Screenshot 1: Transferordner)

Termine

Synchronisationsweg: Exchange/Office 365 → Odoo

Bei Terminen verhält es sich ähnlich wie bei den E-Mails. Outlook ist ein Standard. Deshalb gleicht der Connector die Termine nur vom Outlook zu Odoo ab.
Der Anwender kann den Zeitraum eingrenzen, in dem die Termin abglichen werden. So vermeidet man historischen "Daten-Müll".

Nach erfolgreichem Transfer wird die "Unique-ID" aus Exchange/Office 365 für jeden Termin und Mitarbeiter im Odoo System hinterlegt.
Liegt ein Termin vor, in den mehrere Anwender involviert sind, fasst der Connector diesen Termin auch zum Gruppentermin innerhalb von Odoo zusammen.

Kontakte

Synchronisationsweg: Odoo → Exchange/Outlook 365

Ziel ist es, dass jeder Anwender in seinem Outlook Adressbuch eine gute Datenqualität hat und nur die Adressen synchronisiert bekommt, die er für seine tägliche Arbeit tatsächlich benötigt!

Der Anwender kann bei jedem Adressdatensatz (Interessent, Kunden, Lieferant, Ansprechpartner oder Mitarbeiter), auf den er Zugriffsrechte hat, ein Kennzeichen für den Office 365 Transfer setzen.
Dies geschieht über die Standard "Follow-Funktion" von Odoo kann der Anwender Adressen "abonnieren". Vertriebsmitarbeiter können ferner automatisiert alle ihre Kunden abonnieren lassen.
Nach erfolgreichem Transfer wird "Unique-ID" aus Office 365 für jeden Adressdatensatz und Mitarbeiter im Odoo System hinterlegt.
Darüber wird bei Änderungen auf Odoo Seite der Adressdatensatz identifiziert.

Löscht ein Anwender die Adresse auf Office 365 Seite, wird sie erneut synchronisiert bis das Abonnement beendet wird.
Dazu gibt es unter "Ausblick" eine Weiterentwicklungsmöglichkeit.

Bestehende Kontakte im Adressbuch des Anwender werden von der Schnittstelle ignoriert. Doppler muss der Anwender selbst beseitigen.

Beendet der Anwender das Abonnement der Adresse wird sie nicht automatisch gelöscht.
Dies kann der Anwender optional in der Konfiguration einstellen.

Konfiguration

App eq_office365 unter Apps installieren:

Jeder Anwender hat unter seinen persönlichen Einstellungen die Möglichkeit folgende Daten für den Connector zu hinterlegen:

Microsoft 365 Benutzername
Microsoft 365 Benutzer-Passwort
Intervall Häufigkeit (Diese kann aber vom Administrator vordefiniert werden, um Serverlast zu vermeiden)
Eingrenzung der Terminübertragung bei vergangenen Terminen
Option "E-Mails im Transferordner löschen nach Übertragung "
Option "Adressen löschen in Exchange/Office 365 nach Abonnentende"
Option "Anreden synchronisieren"