Qualitätsmanagement-System (mgmtsystem_quality)

Technischer Name: mgmtsystem_quality

Links:
Equitania Fork: https://gitlab.ownerp.io/v10-myodoo-public/v10-oca/tree/develop/management-system/mgmtsystem_quality


Beschreibung: 

Dieses Modul wurde entwickelt, um Ihnen die Verwaltung Ihres Qualitätsmanagementsystems (QMS) innerhalb von Odoo zu ermöglichen. Dabei werden folgende Anwendungen / Funktionalitäten zur Verfügung gestellt:

• Qualitätshandbuch: Hierbei müssen wir wieder darauf hinweisen, dass dieses Modul keine Vorlage für die Norm ISO 9001 liefert.
• Vorgänge und Arbeitsanweisungen: Hierbei werden Funktionalitäten / Menüeinträge erstellt, mit welchen auf Grundlage der Dokumentenverwaltung Arbeitsanweisungen und Vorgänge definiert werden können.
• Top-Management-Bewertungen: Bezüglich dieser Funktionalität, erstellt Odoo verschiedene Berichte, welche entsprechende Auswertungen zum QM erstellen.
• Audits: Ein Audit untersucht, ob Prozesse, Anforderungen und Richtlinien die geforderten Standards erfüllen. Ein solches Untersuchungsverfahren erfolgt häufig im Rahmen eines Qualitätsmanagements. In Odoo wird dies mit Hilfe von sogenannten Prüfungen (Management-System / Prüfungen) abgebildet.
• Nichtkonformitäten: Im Management-System von Odoo können sogenannte Nichtkonformitäten unter Management-System / Nichteinhaltungen gepflegt werden. Dabei handelt es sich im Qualitätsmanagement um eine Abweichung von einer Spezifikation, einer Norm oder einer Erwartung. Nichtkonformitäten können auf verschiedene Weise in ihrer Schwere klassifiziert werden. 
• Sofortige/Korrektur-/Präventivmaßnahmen & Verbesserungsmöglichkeiten: Unter Management-System / Maßnahmen können in Odoo entsprechende Maßnahmen zum Lösen von Nichtkonformitäten definiert werden.
• Zufriedenheitsumfrage: Das Management-System liefert zusätzlich eine Funktionalität (Konfiguration / Umfragen) um entsprechende Umfragen zu erstellen.

Diese Funktionalitäten inklusive der Konfiguration werden nachfolgend erläutert. Bei der Aktivierung des QMS über die Management-System Konfiguration werden folgende Anwendungen zusätzlich aktiviert:

• Handbücher und Dokumentation werden NICHT aktiviert

Konfiguration:

Im folgenden Abschnitt werden die wichtigsten Konfigurationsmöglichkeiten dieses Moduls beschrieben:

Konfiguration 1: Rechteverwaltung: Bezüglich der Rechteverwaltung des Mangement-Systems in Odoo können Sie zwischen folgenden Abstufungen unterscheiden:

• Zustimmender Benutzer: Standard Modul-Awender mit zusätlichen Berechtigungen für Freigaben.
• Prüfer: Modul-Anwender mit auditorspezfischen Berechtigungen wie zum Beispiel Effektivitäts-Reviews.
• Vorgesetzter: Moduladministrator, der Einstellungen / Konfigurationen im Management-System vornehmen kann.
• Betrachter: Modul-Anwender mit lediglich einer Lese-Berechtigung.
• Benutzer: Modul-Anwender mit Lese- und Schreibzugriff.

Die Pflege erfolgt dabei allerdings über das erweiterte Rechtemanagement im Entwicklermodus!

Konfiguration 2: Import von Dokumentationen (Handbücher, Verfahren etc.) und Altdaten (Prüfungen etc.): Des Weiteren sollte erwähnt werden, dass Sie in Odoo die Möglichkeit haben, Altdaten oder Dokumentationen als CSV- / Excel-Daten zu importieren. Dies funktioniert über den Import-Button (siehe nachfolgendes Beispiel).

Konfiguration 3: Allgemeines Konfigurationsmenü: Unter Management-System / Konfiguration können Sie diverse Einstellungen zu Ihrem QMS vornehmen. Dazu zählt die Pflege Daten bezüglich der Nichteinhaltungen und Maßnahmen. 

Konfiguration 4: Anpassen von E-Mail-Vorlagen für Erinnerungen unter Einstellungen / Technisch / Vorlagen (Maßnahmen, Umfrage)

Funktionsweise:

In diesem Abschnitt wird die Funktionsweise und die oben genannten Funktionalitäten an Hand eines kurzen Prozesses als Beispiel beschrieben. Die Beschreibung zu den einzelnen Module, welche für den Prozess notwendig sind, finden Sie unter folgendem Link: Management System. 

Schritt 1 - Vorbereitung:

Im ersten Schritt werden grundlegende Daten eingepflegt. Dazu zählen folgende Komponenten:

• Qualitätshandbuch: Importieren oder erstellen Sie ein entsprechendes Qualitätshandbuch. Ein Qualitätshandbuch ist ein Leitfaden, in dem Qualitätspolitik, Qualitätsziele, Struktogramm und Beschreibung des Qualitätssystems eines Unternehmens aufgeführt sind. Dies erfolg über Dokumentation / Handbücher. Die Funktionsweises des Imports ist im oben genannten Abschnitt Konfiguration beschrieben. Des Weiteren können Sie entsprechende Anhänge hinzufügen. 
  
  
  
• Im Menü Dokumentationen / Vorgänge bzw. Dokumentationen / Arbeitsanweisungen pflegen Sie einzelne Vorgänge bzw. Arbeitsanweisungen zu Ihrem QM-Prozss. Im Reiter Verlauf sehen Sie die eingetragenen Revisionen.
  
  
  
  

• Im Menüpunkt Management-System  / Nichteinhaltungen können Sie vorab entsprechende Abweichungen definieren. Diese Verfügen über entsprechende Stammdaten (Verantwortlichkeit, Partner, QM-System etc. Des Weiteren ist eine Nichteinhaltung in eine entsprechende Stufe wie z.B. Entwurf, Analyse etc. eingeordnet. Im Reiter Beschreibung wird der Inhalt sowie einzuleitende Sofort-Maßnahmen definiert. Die dazugehörigen Vorgänge oder Audits sind in den weiteren Reitern zu definieren.
  
  
  
  

Schritt 2 - Audits:

Unter Management-Systems / Management-System / Prüfungen werden die Grundlagen zu Audits geschaffen. Legen Sie dabei Ihre Audits an und erstellen sich somit einen Auditkalender für geplante Prüfungen.

• Punkt 1: Geben Sie den Namen der zu auditierenden Abteilung (Beispiel: Qualitätssicherung Odoo Modulentwicklung)
• Punkt 2: Geben Sie das Datum und das System (Qualität) ein.
• Punkt 3: Bestimmen Sie die Benutzer Prüfer (Auditoren) und die zu auditierenden Benutzer (Geprüfte).
• Punkt 4: Basierend auf den Vorgängen der geprüften Abteilung, werden die Auditoren Kontroll-Listen mit geschlossenen Fragen erstellen.
• Punkt 5: Anschließend druckt der Auditor die Kontrollliste aus, um sein Audit durchzuführen.
• Punkt 6: Während oder nach dem Audit füllen die Auditoren die Antworten der Prüfliste (Checkbox: ist eingehalten? & Reiter bedeutende Aspekte) aus.

Als nächstes pflegen die Auditoren folgende Reiter:

• Punkt 7: Zu verbessernde Punkte, Verbesserungsgelegenheiten,  Starke Punkte und Nichteinhaltungen.
• Punkt 8: Schließlich erstellen die Auditoren den Auditbericht.

Schritt 3 - Nichtkonformitäten:

In diesem Schritt wird erläutert, wie Sie entsprechende Nichtkonformitäten erstellen und einen entsprechenden Aktionsplan erstellen. Dies wird in der Regel von den Auditoren durchgeführt:

• Punkt 1 - Partner: Kunde, Lieferant oder Unternehmen mit Bezug zur Nichtkonformität
• Punkt 2 - Bezug : Jede Referenz, die auf die Nichtkonformität zeigt (Auftrags-ID, Projekt-ID, Task-ID etc.).
• Punkt 3 - Verantwortlich: Benutzer, der für die Nichtkonformität verantwortlich ist.
• Punkt 4 -  Vorgesetzter: Benutzer, der die Abteilung leitet.
• Punkt 5 - Ursprünge: Wie die NC entdeckt wurde.
• Punkt 6 - Beschreibung: Nachweise, Verweise auf die Normen.
• Punkt 7 - Vorgänge : Gegen welches Verfahren ist die Nichtkonformität?
• Punkt 8 - Sofort-Maßnahmen: Maßnahmen zum Lösen der Nichtkonformität.

Schritt 4:

Unter Management-System / Maßnahmen ist der sogenannte Aktionsplan zu pflegen. Sinnvoll ist hierbei zuerst die Wirksamkeit Ihres Aktionsplans zu bewerten, bevor sie die Nichtkonformität schließen! Bei der Erstellung von Aktionen geben die Auditoren folgende Daten ein:

• Punkt 1 - Subject: Was ist zu tun?
• Punkt 2 - Frist:  Datum, bis zu dem die Aktion abgeschlossen sein muss.
• Punkt 3 - Verantwortlich: Benutzer, der für die Durchführung der Aktion verantwortlich ist.
• Punkt 4 - Response Type / Reaktionsart: Sofortmaßnahme, Korrektivmaßnahme, Präventivmaßnahme oder Verbesserungsgegelenheit.
• Punkt 5 - Beschreibung: Details der Maßnahme.

Der für die Aktion verantwortliche Benutzer pflegt die entsprechende Maßnahme an Hand des aktuellen Standes und schließt Sie die Aktion, wenn sie abgeschlossen ist.

Schritt 5.

Unter Management-System / Bewertungen erstellen Sie sogenannte Reviews, welche die entsprechende QM-Maßnahme Bewertung. Wenn Sie ein Review erstellen, pflegen Sie folgende Daten:

• Punkt 1 - Name: Bewertung Dezember 2018.
• Punkt 2 - Datum: 15.12.2018.
• Punkt 3 - Beteiligte: die an der Bewertung beteiligten Benutzer.
• Punkt 4 - Eingaben / Richtlinie: Kopieren/Fügen Sie hier Ihre Qualitätspolitik zur Neubewertung ein.
• Punkt 5 - Eingaben / Herausforderungen, die das Management-System betreffen: Führen Sie wichtige Änderungen auf, die erforderlich sind, um vom Top-Management geplant und verfolgt zu werden.
• Punkt 6 - Eingaben / Umfrage Antworten:  Liste der Antworten auf die Zufriedenheitsumfrage.  
• Punkt 7 - Positionen: Erstellen Sie eine Review-Linie für jeden Punkt, um ihn zwischen den Eingaben zu diskutieren. Besprechen Sie während der Überprüfung jede Review-Linie und notieren Sie Ihre Entscheidung ob es eine Maßnahme oder Nichtkonformität ist.

Installation: 
Installieren Sie unter Apps die App: mgmtsystem_quality

Abhängigkeiten: mgmtsystem_audit, mgmtsystem_review, document_page_quality_manual