Zeiterfassung innerhalb von Projekten

Technischer Name: hr_timesheet, sale_timesheet

Funktionsbeschreibung: 

In folgender Anleitung wird beschrieben, wie Sie Arbeitszeiten in Projekten erfassen können und wie eine Abrechnung eines Verkaufsauftrags durch die Verknüpfung mit einem Projekt erfolgt. Das Projekt legt hierbei das geplante Zeitkontingent fest.

1. Anlage und Konfiguration eines Projektes

In diesem Schritt wird beschrieben, wie Sie ein Projekt anlegen und in diesem die Arbeitszeiten erfassen können.

• Projekt anlegen: Im ersten Schritt muss ein Projekt unter Projekt → Dashboard → Anlegen angelegt werden.
• Projektschritte / Stages anlegen: Falls nötig können Sie verschiedene Projektphasen (Stages) anlegen. Dies erfolgt über den Button "Spalte hinzufügen".

Anlage eines Projektes:

• Anlegen einer Aufgabe: Den verschiedenen Projektphasen / Stages können anschließend Aufgaben hinzugefügt werden ("+"- Button).
  • Für jede Aufgabe kann eine geplante Zeit eintragen werden.
  • Über den Reiter Zeiterfassung können jeweils in der Aufgabe die entsprechenden Zeiten erfasst werden.
  • Working Time Recorded zeigt dann den prozentualen Abschluss der Aufgabe an (in Bezug auf die geplante Zeit).
  • Des Weiteren werden die verbleibende Stunden vom zugeordneten Kontingent berechnet.

Anlage einer neuen Aufgabe im Projekt:

Pflege der neuen Aufgabe inklusive Zeiterfassung:

2. Auftragsbezogene Zeiterfassung an Hand von Projekten 

In diesem Schritt wird beschrieben, wie Sie einen Verkaufsauftrag einem Projekt zuordnen. Vorteil ist hierbei, dass Sie kein Vertrag benötigen, sondern für die Abrechnung des Auftrags das zugeordnete Zeitkontingent im Projekt nutzen.

• Produkt konfigurieren: Konfigurieren Sie zuerst das Produkt bzw. Dienstleistung so, dass die Abrechnung über "Stundenzettel auf Projekte" bezogen erfolgt. Geben Sie dabei auf Verkauf → Produkte → Reiter Abrechnung und wählen bei Fakturierungsregeln → Dienstleistungsverfolgung "Stundenzettel auf Projekten" aus.

Anpassung des Produktes / Dienstleistung:

• Angebot erstellen: Im nächsten Schritt erstellen Sie das Angebot unter Verkauf → Angebote → Anlegen. Tragen Sie die entsprechenden Daten in den Auftragskopf und in der Positionsübersicht das eben konfigurierte Produkt / Dienstleistung. In der eingetragenen Position legen Sie auch das gewünschte Zeitkontingent fest. Nach dem das Angebot bestätigt wurde (Button: Auftrag bestätigen), wurde der Auftrag einem Projekt zugeordnet. Über den Button "Projekt" (rechts oben im Auftrag) gelangen Sie in das eben generierte Projekt und können dort direkt neue Projektaufgaben hinzufügen (Button Tasks) oder Zeiten erfassen (Button Zeiterfassung).

Angebot mit Gesamtkontingent von 12h:

Neu generiertes Projekt:

Screenshot einer erstellten Aufgabe:

Screenshot Zeiterfassung:

Über das Angebot bzw. die Auftrag können zu diesen Positionen nun Rechnungen generiert werden. Wichtig hierbei ist, dass keine zeitliche Überbuchung möglich ist. Dies bedeutet, dass eine höhere Zeitkontingent eingetragen und abgerechnet werden kann, als im Auftrag definiert.

Installation: 
Installieren Sie unter Apps die App: hr_timesheet, sale_timesheet