E-Mail Anhänge (Media files)

Über den Zusatz Media Files, lassen sich die E-Mails an den Besucher mit Dateianhängen erweitern.
Diese Erweiterung wird nahtlos in den Registrierungsprozess eingebunden und steht für den Empfang und das Intranet zur Verfügung. Ganzjährige Informationen wie Hinweise zum Betriebsgelände und Sicherheitserläuterungen lassen sich genauso einfach ergänzen wie Saisonale oder kurzfristige Anhänge, z.B. ein Kantinenplan oder zeitlich begrenzte Änderungen in der Anfahrt durch Nahverkehrsmittel.

Schaubild: Workflow für die Voranmeldung und die Auswahl der E-Mail Anhänge.
Sind Sie sich nicht sicher, welcher Anhang sich hinter dem Element befindet, können Sie den Anhang über den blauen Pfeil herunterladen.

Die Liste der Vorregistrierten (Empfang & Intranet) werden erweitert um die Spalte für die E-Mail Anhänge.

Diese öffnen ein Popup, worin zu sehen ist, welche E-Mail-Anhänge mit der Vorregistrierung an den Besucher gesendet wurden.

Anlegen / Bearbeiten von Medien

In der Administration unter Office > Media, können Sie die Anhänge verwalten.

Name
Vergeben Sie dem Anhang einen sinnvollen, selbsterklärenden Namen.
Nach dem Speichern der Mediendatei können Sie über das Augensymbol direkt in die Ansicht der Übersetzungen springen.

Typ
Es stehen Ihnen derzeit Anhänge (Attachments) zur Verfügung, Beispielsweise Bilder wie JPEGs oder PDFs. Ebenso haben Sie die Möglichkeit einen Report zu drucken, diesen müssen Sie dann in der angepassten Ansicht auswählen.

Datei
Die Dateiauswahl wird nur beim Typ “Attachment” also bei Anhängen angezeigt. Hier können Sie die gewünschte Datei wählen. Mit dem grauen Button danaben, können Sie z.B. eine bestehende Datei betrachten/herunterladen und somit prüfen ob diese z.B. noch aktuell ist.

Standardwert
Soll ein Anhang zu jedem Registrierungsprozess mitgeschickt werden, können Sie den “Standardwert” aktivieren. Mit diesem wird die Checkbox für diese Datei im Registrierungsprozess immer vorausgewählt sein. Natürlich lässt sich der Anhang dennoch manuell in der Vorregistrierung deaktivieren und dient hier nur zu einem komfortableren Workflow.

Empfang Vorregistrierung
Anhang für die Vorregistrierungen im Empfang freischalten.

Empfang
Anhang für die Anmeldung im Empfang freischalten.

Intranet

Anhang für die Vorregistrierungen im Intranet freischalten.

Gate
Steuern Sie, an welchen Pforten Ihr Anhang zur Auswahl stehen soll. Wenn ein Kunde nur in den Werkstattbereich kommen soll, muss er nicht zwangsläufig die Informationen für die Pforte im Labor erhalten. Mehrfachauswahl der Pforten können Sie mit gedrückter STRG-Taste selektieren.