E-Mail-Vorlagen erstellen & bearbeiten

Die E-Mail-Vorlagen für das ID VisitControl sind in ihren Funktionsmöglichkeiten sehr umfangreich.
Hier helfen wir Ihnen, den Aufbau sowie die Einstellungsmöglichkeiten besser verstehen und anwenden zu können.

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Abbildung: In der Übersicht der E-Mail-Vorlagen haben Sie, neben den üblichen Funktionen wie Bearbeiten und Duplizieren, auch die Möglichkeit Vorlagen zu Ex- & Importieren.

Die Vorlagenseite ist nach folgenden Bereichen unterteilt:

E-Mail Grundinformationen

Vorlage

Der Name der Vorlage ist nur in der Administration sichtbar und sollte gut benennen um welche Vorlage es sich handelt.

Betreff

Betreff der versendeten E-Mail.

HTML Text

Hier definieren Sie den Inhalt der E-Mail. Die Variablen, die Sie in der E-Mail verwenden können für die Daten, finden Sie in dem rechten Kasten und lassen sich per Klick in den E-Mail-Inhalt hinzufügen.

E-Mail als HTML versenden

Wenn Sie die E-Mail unformatiert in reiner Textform versenden möchten, müssen Sie diesen Haken deaktivieren. Der HTML Text darüber wird dann zu einem reinen Text-Feld umgestellt. Die Variablen aus der rechten Seite können auch in der Textform verwendet werden.

Verwaltung Empfänger

Extern (Mail an Besucher)

Dieser Haken definiert, ob die E-Mail beim Auslösen der zugehörigen Aktion an einen Besucher gesendet werden soll, welcher zu der ausgelösten Aktion gehört.

Intern (Mail an Mitarbeiter)

Ist “Intern” aktiviert, wird diese Vorlage an den zu besuchenden Mitarbeiter verschickt.

Assistenz Modus

Der Assistenzmodus kann nur aktiviert werden, wenn “Intern” aktiviert ist.
Statt an den zu besuchenden Mitarbeiter, wird die E-Mail an den Benutzer gesendet, welcher den Besuch angelegt hat.

Empfänger (Verteiler)

Sie können die E-Mails auch an einen separaten Verteiler/Mailempfänger versenden, ohne ihn an den Besucher oder Mitarbeiter senden zu müssen. Tragen Sie hierzu eine E-Mail-Adresse ein.

BCC

Senden Sie die E-Mail an einen weiteren, fest definierten Empfänger, ohne dass dieser für die Empfänger (Verteiler) sichtbar ist. Diese BCC E-Mail funktioniert nur, wenn ein Empfänger (Verteiler) angegeben ist.

Extra CC

In der Anmeldung und der Vorregistrierung (Empfang + Intranet) kann eine zusätzliche Checkbox “Extra CC” aktiviert werden. Soll eine weitere Person oder Gruppe innerhalb der Firma nur in Ausnahmefällen über einen Besuch informiert werden, kann der Mitarbeiter z.B. bei der Vorregistrierung die Checkbox individuell aktivieren und somit die Person oder Gruppe informieren.

Verstecke PIN bei Extra-CC

Für die Extra CC E-Mail wird, mit dieser Funktion, der PIN für den Kiosk zusätzlich ausgeblendet. Dies bietet sich besonders dann an, wenn die Empfänger der Extra-CC Mail vielleicht gar nicht zum eigenen Unternehmen gehören, sondern separate Dienstleister oder andere Empfänger sein können.

Verfügbarkeit der Vorlage für einen Modulbereich

Die Verfügbarkeit der Vorlagen dient zur besseren Übersicht und Handhabe innerhalb der Administration. Durch das de-/aktivieren für Bereiche, ist die Auswahl der E-Mail-Vorlagen in den Pforten besser zu überblicken.

Beispiel der Vorlagenauswahl in der Pforte:

Office Kalender-Einstellungen

ICS (Termin)

Wenn Sie Ihrem Besuch einen Termin per ICS-Datei der E-Mail beifügen wollen.

Ort (ics Datei)

Erweitern Sie die ICS Datei mit dem gewünschten Ort für den Termin, z.B. für unterschiedliche Standorte nützlich.

E-Mail Anhänge

Kein Anhang bei internen E-Mails

Hierdurch werden die Anhänge bei E-Mails an Ihre Mitarbeiter nicht beigefügt, somit wird der Traffic und Speicherplatz gespart.

Report im Anhang

Sie können einen Report aus dem Besucherportal an den Besucher senden. Zum Beispiel den Besucherausweis samt Barcode.

Anhang 1 - 3

Weitere Möglichkeit für Anhänge wie z.B. Anfahrtsbeschreibungen und Sicherheitshinweise.