Wie funktioniert der Email-Versand bei Odoo

Der nachfolgende Artikel soll dem Konfigurator des Open Source ERP Systems Odoo dahingegen unterstützen, den E-Mail Versand des Open Source ERP System Odoo korrekt zu konfigurieren und außerdem die Frage klären, inwiefern bestimmte Änderungen in den Einstellungen die Absender-Emailadresse beeinflussen.

Zunächst einmal wird das Verhalten des Open Source ERP System Odoo bei ausgehenden E-Mails näher untersucht, bevor anschließend das Verhalten bei eingehenden E-Mails untersucht wird. Zum Schluss wird das entwickelte Modul eq_mail_extension in die Untersuchung miteinbezogen, welches schlussendlich noch weitere zusätzliche Möglichkeiten und Vereinfachungen bietet. 

Nachfolgend sehen Sie zunächst in der Abbildung die Einstellungsmöglichkeiten eines E-Mail-Ausgangsservers. 

• Die Priorität gibt an, welcher Mail-Server genutzt wird, wenn kein spezifischer Mail-Server für eine Mail ausgewählt wurde.
• Die Verbindungsinformationen (blau) entnehmen Sie bitte auf der Website Ihres E-Mail-Providers. 
• Der Eigentümer (rot) kann nur mit dem eq_mail_extension Modul (siehe unten) gesetzt werden. 
• Benutzername und Passwort sind die Zugangsdaten zu Ihrem Mail-Server, den Sie in diesem Fall verwenden möchten.

Verhalten des Open Source ERP Systems Odoo bei ausgehenden E-Mails:

Man muss im Standard von Odoo zwischen zwei Dingen unterscheiden: Ist eine Alias-Domain gesetzt oder nicht. 

1.  mit Alias-Domain (NICHT EMPFOHLEN): Einstellungsmöglichkeiten

mail.catchall.domain (grün): entspricht der Alias-Domain, welche auch unter Einstellungen → Konfiguration → Grundeinstellungen → Alias Domain gesetzt werden kann.

mail.catchall.alias (rot): entspricht dem Reply-to Alias, welcher bei der vom Open Source ERP System Odoo empfangenen Email an die Domain der Antwortemailadresse vorangestellt wird (siehe Abbildung).

Alias Name (gelb): entspricht dem jeweiligen Alias Name, welche zu dem entsprechenden E-Mail Konto Inhaber gehört.

Ergebnis bei der Zusammensetzung der Emailadresse:

Die Einstellungen haben eine Auswirkung auf die Zusammensetzung der Emailadressen:  

Ergebnis Ansicht in den Projekteinstellungen:

Die gesetzte Alias-Domain hat des Weiteren auch Auswirkungen auf die Ansicht in den Projekteinstellungen. Wie in der folgenden Abbildung zu sehen werden drei neue Felder

1. E-Mail Alias (hier ist die eingestellte Alias Domain zu sehen).
2. Eingehende E-Mails erzeugen und
3. E-Mails annehmen von

mit den entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten eingeblendet.

2. ohne Alias-Domain (EMPFOHLEN):

Ist die Alias Domain nicht gesetzt (siehe Abbildung links), so nimmt das Open Source ERP System Odoo, die in den Einstellungen des Benutzers hinterlegte Emailadresse als Absender (entsprechend Abbildung rechts).

Ergebnis bei der Zusammensetzung der Emailadresse:

Wird nun eine E-Mail durch das Open Source ERP System Odoo versendet, so wird die angesprochene Emailadresse des Benutzers verwendet (siehe Abbildung links). Außerdem wird hier auch diese Emailadresse bei einer Antwortmail (reply-to) verwendet.

Ergebnis Ansicht in den Projekteinstellungen:

Die nicht gesetzte Alias Domain hat auch Auswirkungen auf die Ansicht der Projekteinstellungen. So werden die oben angesprochenen drei Felder hier nicht mehr angezeigt (siehe Abbildung).

Verhalten des Open Source ERP Systems Odoo bei eingehenden Emails:

Es können mit dem Open Source ERP System Odoo auch E-Mails von einem E-Mail-Server empfangen/abgeholt werden. Dazu müssen entsprechende Einstellungen unter Einstellungen → Technisch → E-Mail → Eingehende Mail-Server getätigt werden. 

Die Einstellungen des "Eingehenden Mail-Servers" sind in vier Teile untergliedert:

1. Allgemeine Information, wie der allgemeine Name, den Sie dem Server geben, den Servertyp und ein vom System gesetzter Wert mit der Kennung Letztes Abholdatum. Dies zeigt lediglich an, wann zum letzten Mal die E-Mails vom Server empfangen/ abgeholt wurden. Dies kann hier außerdem durch einen Klick auf den Button "Nachrichten abrufen" manuell geschehen.
2. Server-Informationen, wie der genaue Serviername, den Port und bei Bedarf einer gewollten SSL/TLS Verschlüsselung.
3. Login Informationen, wie der Benutzername, Passwort und einem entsprechenden Eigentümer.

4. Aktionen für eingehende Mails. Hier kann man unter anderem für jede eingehende E-Mail separat einen neuen Datensatz zum Beispiel als Interessent (Interessent/Chance) anlegen lassen.

Werden nun die noch ungelesenen E-Mails abgeholt/empfangen, sei es über die manuelle Betätigung des oben angesprochenen Nachrichten abrufen-Buttons oder über den unter Einstellungen → Automation → Geplante Vorgänge einzusehenden Vorgang Fetchmail Service², so werden diese unter Einstellungen → Technisch → E-Mail → Nachrichten abgelegt. Hierbei handelt es sich jedoch um einen Catchall-Postfach, welches alle eingehende Nachrichten in diesem Postfach ablegt.

Verhalten bei E-Mails mit mehreren Empfängern:

Werden bei einer zu versendeten E-Mail mehrere Empfänger eingetragen, so wird die E-Mail nur einmal unter Einstellungen → Technisch → E-Mail → Nachrichten abgelegt.

Verwendung von spezifischen Ausgangsservern bei den Templates:

Der E-Mail-Ausgangsserver, welcher unter den verschiedenen Templates eingestellt werden kann, hat sowohl bei der Verwendung des Moduls eq_mail_extension, als auch im Standard keinen Einfluss auf den verwendeten E-Mail-Ausgangsserver. Hier wird immer der Default-Mail-Server verwendet, welcher unter Einstellungen → E-Mail Einstellungen eingestellt wurde.

https://github.com/equitania/odoo-addons/tree/8.0/eq_mail_extension

Mit dem Modul eq_mail_extension hat man nun die Möglichkeit benutzerspezifische E-Mail-Ausgangsserver zu definieren. Das heißt man kann einem Benutzer seinen eigenen E-Mail-Ausgangsserver zuordnen. So wird immer dieser E-Mail-Ausgangsserver genutzt, sobald eine E-Mail über den zugeordneten Benutzer versendet wird. Außerdem gibt es mit diesem Modul die Möglichkeit einen Default-Mail-Server zu definieren. Dieser wird verwendet falls kein benutzerspezifischer E-Mail-Ausgangsserver verwendet wird, des Weiteren werden mit diesem Systemnachrichten versendet. Außerdem wurde im Rahmen dieses Moduls die Möglichkeit genutzt, die erhöhte Fehleranfälligkeit, welche im Standard des Open Source ERP Systems Odoo gegeben ist, zu minimieren und dem Nutzer bestimmte zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten abzunehmen.

Version 1.0.0:

Wie bereits weiter oben erwähnt, kann man nun durch die Verwendung des eq_mail_extension Moduls jedem Benutzer einen eigenen "Ausgehenden E-Mail Server" zuweisen. Dies hat den Vorteil, dass immer diese Emailadresse verwendet wird, welche zu dem entsprechenden Benutzer gehört. Um einem Benutzer Ihres Open Source ERP Systems Odoo einen benutzerspezifischen E-Mail-Ausgangsserver zuzuordnen, müssen Sie unter Einstellungen → Technisch → E-Mail → Ausgehende E-Mail-Server, jeweils für die gewollten Benutzer einen eigenen Ausgangsserver definieren (siehe nachfolgende Abbildungen):

• Der Eigentümer gibt hier an, welcher Nutzer den eingestellten "Ausgehenden E-Mail Server" benutzen soll. 
• Bei den Verbindungsinformationen müssen Sie die für Ihren Provider spezifischen Daten angeben. 
• Benutzername und Passwort sind die Zugangsdaten zu dem jeweiligen E-Mail-Account.

System-Emails:

E-Mails, welche zum Beispiel bei einer eingegangenen Bestellung vom System aus versendet werden, werden mit dem in den E-Mail Einstellungen (nur im eq_mail_extension Modul enthalten) angegebenen Ausgangsserver versendet. Diese Einstellungen finden Sie unter Einstellungen → Konfiguration → E-Mail Einstellungen.

Außerdem kann für die jeweiligen System-Emails unter Einstellungen → Automation → Geplante Vorgänge und dem Eintrag Email Queue Manager ein Intervall für die Versendung der System-Emails angegeben werden.

Version 1.0.1:

Um einen Überblick über den Entwicklungsverlaufs des Moduls eq_mail_extension zu bekommen werden nachfolgend die Änderungen aufgezeigt, welche beim Wechsel von Version 1.0.0 auf Version 1.0.1 des Moduls eq_mail_extension erfolgt sind. Links sehen Sie das Verhalten der Basis-Version 1.0.0 und rechts der Version 1.0.1:

1. Im ersten Vergleich fällt auf, dass das Feld "Default Mails Server Address" nun standardgemäß gesetzt wird und nicht mehr bearbeitbar ist. Dies hat zum Grund, dass die "Default Mails Server Address" dem Benutzername bei des "Ausgehenden E-Mail Server" entsprechen muss, sodass der E-Mail-Versand reibungslos ablaufen kann. Da es hier zu einer fehlerhaften Einstellung kommen kann, wurde diese Einstellungsmöglichkeit dem Benutzer genommen.

2. Wie weiter oben bereits angedeutet, empfehlen wir NICHT die Nutzung des Alias-Domain-Feldes. Das hat zum Grund, dass durch eine gesetzte Alias-Domain einerseits die E-Mail-Adresse, welche beim E-Mail Erhalt unter dem Absender zu begutachten ist, verfälscht wird (siehe Abschnitt: 1. mit Alias-Domain (NICHT EMPFOHLEN)) und andererseits es zu Fehlern bis im schlimmsten Fall zu einem Abbruch eines E-Mail-Versands kommen kann. Um diese etwaige Fehler oder eine Fehleinstellung bezüglich der Alias-Domain zu vermeiden, wurde der Inhalt des Feldes entfernt, sowie generell das Feld invisible:True gesetzt. Das heißt: das Feld ist nun nicht mehr auf der Oberfläche zu sehen und kann somit auch nicht mehr durch den Benutzer gesetzt werden.

Zusammenfassung:

Dieser Artikel soll ein detailliertertes Verständnis über die E-Mail Thematik in Verbindung mit dem Open Source ERP System Odoo vermitteln. Betrachtet wurde das Verhalten bei ausgehenden und eingehenden Mails sowohl unter Berücksichtigung des Standards, als auch unter Verwendung des eq_mail_extension Moduls. Es wurden Einstellungen gezeigt wie ein Ausgehender E-Mail-Server als auch der Eingehende E-Mail-Server zu konfigurieren sind. Zum Schluss wurde anhand einer Art eines Changelogs aufgezeigt, wie sich das Modul eq_mail_extension entwickelt hat. Dies wird in Zukunft auch so weitergeführt werden.

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