Zusatzmodul Office

Das Zusatzmodul Office erweitert den Empfang, das Intranet und auch den Kiosk um die Möglichkeit mit Abschluss eines Vorgangs, E-Mails mit notwendigen Informationen zu versenden.

Sie können pro Vorgang bis zu 3 E-Mails versenden.
Es besteht die Möglichkeit ein weiteres Auswahlfeld in die Anmelde- & Vor-Registrierungsmasken des Empfangs und Intranets zu aktivieren, wodurch Sie zusätzlich zu den automatisch versandten E-Mails noch Weitere versenden können.

Beispiel: Ihr Besuch ist am Empfang und wird vom Personal angemeldet. Mit dem Abschluss der Anmeldung können Sie nun, je nach Konfiguration, E-Mails versenden.

Senden Sie zum Beispiel automatisch eine E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter, so dass dieser weiß, sein Besuch am Empfang wurde angemeldet.
Senden Sie außerdem eine E-Mail an den Besucher, mit notwendigen Informationen wie zum Beispiel dem WLAN-Passwort in Ihrem Unternehmen.
Senden Sie ferner eine E-Mail an die Kantine, so dass die Mitarbeiter in der Kantine wissen, dass ein Besucher zum Essen kommen wird.

An E-Mail-Vorlagen können Dokumente angehängt werden, wie z.B. Anfahrtsbeschreibungen und Sicherheitsunterweisungen.

In der Administration können E-Mail-Vorlagen angelegt, bearbeitet sowie gelöscht werden.
Außerdem können Sie in der Administration Einstellungen für die Pforten vornehmen, für welche Pforte der E-Mailversand gelten soll und für welchen Vorgang.

Vorerst muss ein Besucher oder Dauerbesucher angemeldet oder vorregistriert werden. Ebenso kann die Anmeldung durch den Besucher selbst im Kiosk stattfinden.

Wir haben in nachfolgendem Beispiel einen Besucher im Modul Intranet vorregistriert und eine E-Mail an den Besucher + CSI Kalender-Datei versandt.

Wenn der Besucher nun auf die Datei klickt, wird dieser gefragt, ob er diesen Kalendereintrag in seinem Kalender hinzufügen möchten.

In unserem Beispiel ist dies der Outlook-Kalender.
Der Besuch kann nun mit "Speichern & Schließen" den Termin in dessen Outlook-Kalender einfügen.

Erhält Ihr Besuch die E-Mails auch auf dem Smartphone, kann die Route direkt zum Termin geplant werden.