Interessenten/Chancen durch eingehende E-Mail anlegen

Mit folgender Anleitung können Sie Odoo so einstellen, dass E-Mails von einem E-Mail-Server empfangen/abgeholt werden und als Interessent/Chance in Odoo erzeugt wird.

Für die Umsetzung gibt 3 es Varianten wie Sie das Eingehen von E-Mails behandeln können.
Hier eine verkürzte Variante um eine Übersicht der Arten zu gewähren:

Variante: Standard

1. E-Mailkonto anlegen (auf dem Mailserver - nicht in Odoo)
2. Eingehender E-Mail-Server in Odoo anlegen
   
   Aktivieren Sie den Entwicklermodus in Odoo und öffnen die Maske
   Einstellungen > Technisch > E-Mail > Eingehende Mail-Server
   Unter dieser Maske legen Sie per "Anlegen" einen neuen Server an.
   
   Im folgenden Screenshot sehen Sie eine Beispielkonfiguration:
   
   
   Wenn Sie die Einstellungen hinterlegt haben, speichern Sie den Datensatz.
   Sie finden oben nun einen Button TESTEN & BESTÄTIGEN, wie der Name schon sagt, wird hiermit die Verbindung zum Server getestet. Nach erfolgreicher Verbindung wird der Serverstatus auf "bestätigt" gesetzt.
   
   Das Feld "Owner" (Besitzer) kommt aus dem Modul eq_mail_extension und muss für die Erzeugung der Interessenten nicht gesetzt werden.
   
   
3. Aktion für E-Mails aus diesem Konto zuweisen (Chancen/Interessenten)
   
   Für die einfache Variante der Interessentenanlage verwenden wir die Aktionen für eingehende Mails, hier teilen Sie dem Server mit was nach dem erfolgreichen Abruf einer E-Mail aus diesem Postfach passieren soll.
   In unserem Fall wollen wir das ein neuer Datensatz der E-Mail als Interessent/Chance angelegt wird.
   
   
   
   Hiermit ist die Einstellung erstmal abgeschlossen.
   
   
4. TEST: Um den Vorgang nun zu testen, können Sie eine E-Mail an das neue Postfach senden.
   Der Server wird per Cronjob die eingetragenen Mail Server regelmäßig abrufen. Diesen Cronjob finden Sie unter:
   Einstellungen > Technisch > Automation > Geplante Aktionen
   Cronjob: "Fetchmail Service"
   
   Alternativ können Sie in der Maske für den eingehenden Server mit dem Button "Nachrichten abrufen" direkt ausführen.
   
   
   Sie finden die erstellten Interessenten nun unter Verkauf > Verkauf > Interessenten
   
   

Variante: Aliase (für mehrere Verkaufsteams)

1. E-Mailkonto(s) auf dem Mailserver anlegen (je Verkaufsteam 1 E-Mailkonto mit abweichender Adresse)
2. Je Verkaufsteam, ein Eingehender E-Mail-Server in Odoo eintragen
   
   Im folgenden Screenshot sehen Sie eine Beispielkonfiguration:
   
   (Bitte beachten für Aliase: im unteren Bereich dem Konto keine Aktion zuweisen!)
   
   Diesen Schritt führen Sie für jedes Verkaufsteam mit separater E-Mailadresse durch.
   
   
3. Catch-All Domain Parameter in Systemparameter setzen
   
   Aktivieren Sie den Entwicklermodus.
   Öffnen Sie die Maske für Systemparameter
   Einstellungen > Technisch > Paramater > Systemparameter
   
   Hier finden wir den Schlüssel mail.catchall.domain
   Hinweis: Dieser Wert wird durch das Modul eq_mail_extension geleert. Bitte tragen Sie hier nur dann ihre Domain ein, wenn Sie die Alias-Variante wirklich nutzen werden. Über die Backend-Oberfläche werden Sie den Wert hier nicht einfach wieder löschen können da dies für Odoo nach dem Eintragen ein Pflichtfeld darstellt!
   
   
   
   Tragen für diesen Schlüssel bitte Ihre Domain ohne www. und ohne @ ein, welche Sie auch für die Mails nutzen, also von contact@meinedomain.de nur meinedomain.de
   
   
4. Wechseln Sie nun zu den Verkaufsteams um die neuen Alias zu verwenden.
   
   Verkauf: Je Verkaufsteam den passenden Alias Namen (also "Name" von Name@meinedomain.de) dem jeweiligen Verkaufsteam zuweisen.
   
   
   
   
5. Ist alles richtig konfiguriert, sehen Sie im Dashboard unterhalb des Teamnamens nun die zugehörige Adresse/Alias
   
   
   
   
6. TEST: Um den Vorgang nun zu testen, können Sie eine E-Mail an das neue Postfach senden.
   Der Server wird per Cronjob die eingetragenen Mail Server regelmäßig abrufen. Diesen Cronjob finden Sie unter:
   Einstellungen > Technisch > Automation > Geplante Aktionen
   Cronjob: "Fetchmail Service"
   
   Alternativ können Sie in der Maske für den eingehenden Server mit dem Button "Nachrichten abrufen" direkt ausführen.
   
   
   
7. Interessent oder Verkaufschance und "Ihre Pipeline"
   
   Für gewöhnlich ist die Auswahl in den Verkaufsteams für Interessenten und Verkaufschancen aktiviert.
   
   In dieser Konstellation wird die E-Mail als Interessent angelegt und landet nicht in Ihrer Pipeline des Verkaufsteams, sondern ganz normal unter Interessenten.
   
   Wenn Sie Interessenten deaktivieren und Verkaufschance aktiviert belassen, wird die eingegangene E-Mail zu einer Verkaufschance umgewandelt (statt zu einem Interessenten), hierdurch finden Sie diese Verkaufschance auch unter "Ihre Pipeline" des Verkaufsteams.

Variante: Catch-All

1. Konfigurieren Sie Ihren Mailserver für die "Catch all" Methode (mit einem Sammelkonto, nicht in Odoo)
   Beispiel beim Hetzner Server:
   
   
   
   
   
2. Nun setzen wir die Catch-All Parameter in Odoo:
   Aktivieren Sie den Entwicklermodus.
   Öffnen Sie die Systemparameter unter
   Einstellungen > Technisch > Parameter > Systemparameter
   
   Hier finden wir den Schlüssel mail.catchall.domain
   Hinweis: Dieser Wert wird durch das Modul eq_mail_extension geleert. Bitte tragen Sie hier nur dann ihre Domain ein, wenn Sie die Alias-Variante mit catch-all wirklich nutzen werden. Über die Backend-Oberfläche werden Sie den Wert hier nicht einfach wieder löschen können da dies für Odoo nach dem Eintragen ein Pflichtfeld darstellt!
   
   Tragen für diesen Schlüssel mail.catchall.domain bitte Ihre Domain ohne www. und ohne @ ein, welche Sie auch für die Mails nutzen, also von contact@meinedomain.de nur meinedomain.de
   
   Für den 2. Schlüssel mail.catchall.alias verwenden Sie den Alias Ihrer E-Mailadresse, welchen Sie für das Sammelkonto des CatchAll Mailpostfaches verwenden.
   Heißt das Sammelpostfach sammelkonto@meinedomain.de  dann tragen Sie in diesen Schlüsselwert nur sammelkonto ein.
   
   
   
   
3. Eingehender E-Mail-Server in Odoo eintragen, mit der Konfiguration auf das Sammelkonto vom Mailserver
   
   Öffnen Sie nun     Einstellungen > Technisch > Mail > Eingehende Mailserver
   Legen Sie einen Datensatz mit den Zugangsdaten für das E-Mail Postfach vom Sammelkonto an
   
   Beispiel:
   
   
   Speichern Sie die Konfiguration.
   Mit dem Button TESTEN & BESTÄTIGEN können Sie einen Verbindungstest durchführen, wird dieser erfolgreich durchgeführt, wird der Server mit dem Status "bestätigt" versehen.
   
   
4. Vergeben Sie nun die Alias unter den Verkaufsteams
   
   Wechseln Sie zu den Verkaufsteams unter:
   Verkauf > Konfiguration > Interessenten und Chancen > Verkaufsteams
   
   Vergeben Sie den Alias der Empfängeradresse welche Sie dem Verkaufsteam zuweisen möchten, im folgenden Beispiel tvwerbung
   
   
   
   
5. Wird der Datensatz im Verkaufsteam mit einem neuen Alias gespeichert, erstellt dies auch einen Alias unter Einstellungen > E-Mail > Aliase.

Weitere E-Mail Module

Das auf dieser Seite beschriebene Vorgehen kann durch weitere Module beeinflusst werden.
Bitte lesen Sie hierzu den aktuellen Stand der weiteren Module, falls Sie diese im Einsatz haben:

eq_mail_extension (Modul E-Mail-Erweiterung)

eq_office365 (Modul Exchange & Office 365 Connector)