Wie funktioniert der Standard Email-Versand bei Odoo

Der nachfolgende Artikel soll den Administrator des Open Source ERP Systems Odoo dahingegend unterstützen, den E-Mail Versand des Open Source ERP System Odoo korrekt zu konfigurieren und außerdem die Frage klären, inwiefern bestimmte Änderungen in den Einstellungen die Absender-Emailadresse beeinflussen.

Zunächst einmal wird das Verhalten des Open Source ERP System Odoo bei ausgehenden E-Mails näher untersucht, bevor anschließend das Verhalten bei eingehenden E-Mails untersucht wird.

Ausgehende E-Mails:

Legen Sie unter Einstellungen > Technisch > Ausgehende Mailserver einen neuen Datensatz an. (bei aktiviertem Entwicklermodus)

Nachfolgend sehen Sie zunächst in der Abbildung die Einstellungsmöglichkeiten eines E-Mail-Ausgangsservers. 

• Die Priorität (grün) gibt an, welcher Mail-Server genutzt wird, wenn kein spezifischer Mail-Server für eine Mail ausgewählt wurde.
• Die Verbindungsinformationen (blau) entnehmen Sie bitte auf der Website Ihres E-Mail-Providers. 
• Benutzername und Passwort (rot) sind die Zugangsdaten zu Ihrem Mail-Server, den Sie in diesem Fall verwenden möchten.

Sie können anschließend einen Verbindungstest durchführen. Ist dieser erfolgreich ist alles richtig konfiguriert.

Unterscheidung: Man muss im Standard von Odoo zwischen zwei Dingen unterscheiden: Ist eine Alias-Domain gesetzt oder nicht. Wir empfehlen jedoch nur den Weg OHNE Alias. 

Ohne Alias-Domain (EMPFOHLEN):

Ist die Alias Domain nicht gesetzt (siehe Abbildung links), so nimmt das Open Source ERP System Odoo, die in den Einstellungen des Benutzers hinterlegte Emailadresse als Absender (entsprechend der 2. Abbildung unten).

Ergebnis bei der Zusammensetzung der Emailadresse:

Wird nun eine E-Mail durch das Open Source ERP System Odoo versendet, so wird die angesprochene Emailadresse des Benutzers verwendet (siehe Abbildung links). Außerdem wird hier auch diese Emailadresse bei einer Antwortmail (reply-to) verwendet.

Eingehende E-Mails:

Es können mit dem Open Source ERP System Odoo auch E-Mails von einem E-Mail-Server empfangen/abgeholt werden. Dazu müssen entsprechende Einstellungen unter Einstellungen → Technisch → E-Mail → Eingehende Mail-Server getätigt werden. 

Die Einstellungen des "Eingehenden Mail-Servers" sind in vier Teile untergliedert:

1. Allgemeine Information, wie der allgemeine Name, den Sie dem Server geben, den Servertyp und ein vom System gesetzter Wert mit der Kennung Letztes Abholdatum. Dies zeigt lediglich an, wann zum letzten Mal die E-Mails vom Server empfangen/ abgeholt wurden. Dies kann hier außerdem durch einen Klick auf den Button "Nachrichten abrufen" manuell geschehen.
2. Server-Informationen, wie der genaue Serviername, den Port und bei Bedarf einer gewollten SSL/TLS Verschlüsselung.
3. Login Informationen, wie der Benutzername, Passwort 

4. Aktionen für eingehende Mails. Hier kann man unter anderem für jede eingehende E-Mail separat einen neuen Datensatz zum Beispiel als Interessent (Interessent/Chance) anlegen lassen.

Werden nun die noch ungelesenen E-Mails abgeholt/empfangen, sei es über die manuelle Betätigung des oben angesprochenen Nachrichten abrufen-Buttons oder über den unter Einstellungen → Automation → Geplante Vorgänge einzusehenden Vorgang Fetchmail Service², so werden diese unter Einstellungen → Technisch → E-Mail → Nachrichten abgelegt. Hierbei handelt es sich jedoch um einen Catchall-Postfach, welches alle eingehende Nachrichten in diesem Postfach ablegt.

Verhalten bei E-Mails mit mehreren Empfängern:

Werden bei einer zu versendeten E-Mail mehrere Empfänger eingetragen, so wird die E-Mail nur einmal unter Einstellungen → Technisch → E-Mail → Nachrichten abgelegt.

Die Cronjobs

Setzen Sie die Cronjobs Email Queue Manager (Mailversand) und Fetchmail Service (Mails abholen) bitte aktiv. Sie finden diese unter Einstellungen > Technisch > Geplante Aktionen.

Setzen Sie das Intervall z.B. auf 1 Stunde. 

Zusammenfassung:

Dieser Artikel soll ein detaillierteres Verständnis über die E-Mail Thematik in Verbindung mit dem Open Source ERP System Odoo vermitteln. Betrachtet wurde das Verhalten bei ausgehenden und eingehenden Mails sowohl unter Berücksichtigung des Standards ohne Verwendung des eq_mail_extension Moduls. Es wurden Einstellungen gezeigt wie ein Ausgehender E-Mail-Server als auch der Eingehende E-Mail-Server zu konfigurieren sind.

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