Dokumentenfreigabe DMS

Die Dokumentenfreigabe steht den Nutzern Ihres Odoo Systems zur Verfügung sobald Sie sich als User registrieren.
Sie können dies nutzen, um einer vordefinierten Benutzergruppe Dokumente aller Art zur Verfügung zu stellen. Der Benutzer muss jedoch zwingend am System registriert sein, um die Funktionalität nutzen zu können.

Document release DMS

Document sharing is available to users of your Odoo system as soon as you register as a user.
You can use this to make documents of all kinds available to a predefined user group. However, the user must be registered with the system in order to use this functionality.

Module

Diese Module müssen auf Ihrem System installiert sein, um die Funktionalität nutzen zu können: eq_dms_extension

Wenn Sie das Theme Louma im Einsatz haben, benötigen Sie zusätzlich das Modul: eq_dms_extension_louma

These modules must be installed on your system in order to use the functionality: eq_dms_extension

If you are using the Theme Louma, you will also need the module: eq_dms_extension_louma

Backendkonfiguration / backend configuration

Gehen Sie in Dokumente > Konfiguration > Dokumentenmanagement > Verzeichnisse

Go to Documents > Configuration > Document Management > Directories

Legen Sie sich ein neues Verzeichnis an. Sie können natürlich auch ein vorhandenes verwenden.

Create a new directory. Of course you can also use an existing one.

Vergeben Sie eine Bezeichnung und geben Sie als Hauptverzeichnis Documents an. Der Besitzer muss nicht gefüllt sein. Falls er automatisch gesetzt wird (meistens mit dem Nutzer, der ihn anlegt), löschen Sie ihn heraus.
Typ ist Statisches Verzeichnis.

Enter a name and enter Documents as the main directory. The owner does not have to be filled. If it is set automatically (usually with the user who created it), delete it.
Type is static directory.

Gehen Sie auf den Tab Sicherheit und erzeugen Sie über Eintrag hinzufügen eine oder mehrere Gruppen: 

Go to the Security tab and create one or more groups by choosing Add entry: 

Das Fenster für Gruppen öffnet sich. Scrollen Sie ganz nach unten in der Liste und gehen Sie auf Anlegen.

The Groups window opens. Scroll to the bottom of the list and choose Create.

Alle vorhandenen Nutzergruppen finden Sie auch unter Einstellungen > Benutzer > Gruppen

All available user groups can also be found under Settings > Users > Groups

Erstellen Sie eine Anwendung und vergeben Sie eine Bezeichnung.

Create an application and assign a name.

Die übergeordnete Applikation ist der Verkauf.

The parent application is the sale.

Haken Sie Portal an und speichern Sie Ihre Gruppe.

Check Portal and save your group.

Die Standardgruppe in unserem Beispiel sind angemeldete Nutzer. Diese fügen Sie nach Bezahlung Ihrer Benutzerliste in der Gruppe manuell hinzu.

The default group in our example are registered users. You add these manually after payment of your user list in the group.

Bearbeitenmodus aktivieren > Eintrag hinzufügen

Activate edit mode > Add entry

Filter aus der Liste löschen und Nutzer auswählen. (Suchen Sie am Besten nach dem Namen in der Liste.)

Delete filters from the list and select users. (Best search for the name in the list.

Speichern Sie Ihre Auswahl. In dieser Maske können Sie über den Mülleimer  Nutzer auch wieder entfernen.

Save your selection. In this mask you can also use the trashcan to remove users.

Für Dokumente, die Sie intern allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens zuordnen wollen, wählen Sie z.B. die Gruppe Personalwesen/ Mitarbeiter.

For documents that you want to assign internally to all employees in your company, for example, choose the Human Resources/Employees group.

Das erstellte Verzeichnis sehen Sie dann in der Verzeichnisstruktur.

You will then see the created directory in the directory structure.

Dokumente hinterlegen

Store documents

Dort hinterlegen Sie Ihre Dokumente: gehen Sie auf Anlegen und vergeben Sie eine Dateianhangbezeichnung und wählen Sie ihr erstelltes Verzeichnis aus.  

There you store your documents: go to Create and assign a file attachment name and select your created directory.  

Der Dateiname wird automatisch übernommen. 

The file name is automatically adopted. 

Speichern nicht vergessen. Das Dokument wird nun im Frontend angezeigt.

Remember to save. The document is now displayed in the frontend.

Sie können auch Dokumente über Bearbeiten aktualisieren. Gehen Sie auf Auswählen und ersetzen Sie das Dokument mit einer neuen Datei.

You can also update documents using Edit. Go to Select and replace the document with a new file.

Frontend

Eingeloggte Nutzer sehen unter Ihrem Nutzernamen den Menüpunkt Meine Dokumente

welcher in die Dokumentenliste führt.

Für PDF-Dateien steht eine Dokumentenvorschau zur Verfügung.

Die Dokumente verfügen außerdem über eine Herunterladen-Funktion.

Wenn Ihnen noch keine Dokumente freigegeben wurden, so erscheint ein Hinweis. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator oder überprüfen Sie die Konfiguration.